製造業の受注業務で進むデジタル化、FAX文化の現状と自動化の必要性

製造業の受注業務におけるFAX文化

製造業は日本経済の根幹をなす重要な産業ですが、受注業務に関してはいまだにアナログな手法が幅を利かせています。AI inside 株式会社の調査によれば、受注業務を担当する329名のうち95.2%が、現在でも紙書類でのやり取りを行っていることが分かりました。この現状は、業務の効率化を求める声が高まる中で、一層のデジタル化を邪魔する大きな要因となっています。

書類の運用実態

調査結果には、受注業務担当者の73.3%がFAXによる書類受領を行っていると回答しており、FAXで受領する書類の月平均枚数は実に43.0%が「1,000枚以上」としています。さらに、そのうちの11.5%は「5,000枚以上」の多額の書類がFAXで送られていると報告されました。このことで、受注システムへの入力作業は非常に煩雑です。

60.4%の担当者がFAXで受領した書類を手動でシステムに入力しているため、業務にかかる時間とコストが増大しています。特に、手入力を行っている担当者の中で88.4%が「FAXでのやり取りをやめたい」と答えている点は、今後の業務効率化の必要性を示しています。

FAX文化の課題

調査の際、FAXを使わなければならない理由として最も多かったのが「取引先がFAXを利用しているため」で、63.0%の担当者がこの理由を挙げました。さらに、32.2%が「効果的な代替ツールがない」とし、30.3%が「手書きの書類が多く、FAXの方が楽に送信できる」と回答しました。これらは、製造業におけるFAX文化の根強さを物語っていますが、同時にそれを打破するための圧力が高まっているとも言えるでしょう。

取引先のFAX利用は、業務のデジタル化を進める上でのハードルとなっており、効率を求めつつも移行が難しい状況です。このような背景から、受注業務担当者の約88.1%がデータ入力業務の自動化を望んでおり、業務効率化への強い意欲がうかがえます。

自動化の重要性

AI-OCRテクノロジーの導入は、手作業によるデータ入力を根本から見直す好機とされています。AI inside の「DX Suite」などのAI-OCRサービスは、FAXで受け取った書類を自動でデジタル化するための強力なツールです。このテクノロジーを導入することで、受注業務の効率化が期待され、入力ミスや無駄な人件費の削減にも繋がると考えられています。

具体的には、AI-OCRは定型フォーマットだけでなく、非定型な書類も高精度でデジタル化できるため、各種帳票の業務をスムーズに進めることが可能です。また、FAX連携コネクタを使用すれば、FAXの書類をそのままシステムに組み込むプロセスを自動化できる点も大きな魅力です。

まとめ

日本の製造業に根づいている紙ベースの文化は業務の非効率を引き起こしていますが、デジタル化と自動化の取り組みにより、徐々に業務改善の道が開かれつつあります。製造業の受注業務がデジタルに移行すれば、業務の生産性が大幅に向上し、より付加価値の高い業務に注力できるようになるでしょう。

今後は、企業が共にデジタル化を進め、効率的な業務運用へとシフトすることが求められています。これからの製造業において、AIの活用が経済の発展に寄与することを期待したいです。