北欧発の会議デバイス「Neat」が見える化したオフィスの無駄

北欧発の「Neat」が可視化した会議室の実態

最近、出社が戻りつつある企業のオフィスでは、会議室不足が大きな課題となっています。この問題は、企業が直面する新たな経営課題として浮上しており、多くの従業員が「会議室が予約できない」という不満を抱えているのが現状です。そんな中、北欧のビデオ会議デバイス「Neat」が、Sansan株式会社の事例を通じて、会議室の利用実態をデータで可視化しました。

Neatの導入背景

Neatは、ノルウェーで誕生したビデオ会議ソリューションブランドです。2019年に設立され、日本法人も2021年に設立されました。Neatのモーションセンサー技術が、会議室の入退室データを取得し、外部システムと連携することで、企業内の「見えない無駄」を明らかにしています。特に、Sansan社では、予約されたまま使用されていない会議室が多く、これをデータ化することで、問題を明確にすることが求められていました。

社会的背景と課題

近年、オフィスの賃料が高止まりしている中、企業はスペースの有効活用が急務となっています。特に、都市部では会議室の慢性的な不足が問題となり、「空いている部屋がない」という従業員からの声も上がります。しかし、実際に多くの企業が抱えるのは、会議室が足りていないのか、それとも予約されたままで使用されていない部屋が多いのかを把握できていないという点です。

Sansan社も同様に、「会議室が空いていない」という不満に対し、担当部署は「空予約があるに違いない」との見込みを持っていましたが、明確なデータがなければその解決策を打ち出すことはできませんでした。そこでNeatの導入が決定されたのです。

Neatの取り組みと成果

Neatのモーションセンサーは、会議の予約時間を過ぎても入室が確認できなかった場合、その予約を自動的に解放します。この仕組みによりSansan社は、空予約の実態を特定することが可能になりました。実際に、全社の会議室予約の14%が空予約であり、業務フローに起因する問題点も発見されました。例えば、定例会議の設定が長期間形骸化しているケースや、他の場所で実施した面談用の部屋を解放し忘れるといった要因が見えました。

データを基に、Sansan社は空予約を避けるための啓発活動を実施し効果的なアプローチを取るよう努めています。これにより、より効率的に会議室を活用できるようになってきています。

Neatが果たす役割

Neatは単なるビデオ会議デバイスとしての役割だけでなく、企業のオフィス環境における無駄を数値として可視化することで、意思決定を後押しする重要な存在となっています。Sansan社の名嘉眞朝季氏は「データとして示すことで、具体的な対策につなげやすくなる」と語っています。

このように、Neatは現代のワークスタイルに即した革新的なソリューションを提供しており、企業のオフィス環境を最適化する一助を担っています。今後も、Neatの動向から目が離せません。