株式会社エーコーがSalesforceで受注業務を自動化し効率化を実現

株式会社エーコーが実現した受注業務のデジタル化

株式会社エーコーは、耐火金庫のリーディングカンパニーとして知られ、オフィス家具の製造・販売も手掛けています。最近、彼らは受注業務の効率化を目指し、Salesforceの「Prompt Builder」を用いたAI技術を活用し、業務プロセスを大幅に改善しました。本記事では、その導入背景、支援内容や導入後の効果について詳しく解説します。

導入の背景と課題

エーコーでは、代理店からの注文書をFAXやメールで受け取る際、これらが多様な形式で送られてくることが大きな課題でした。多様化した注文書をスタッフが手作業で確認し、入力する作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスが発生するリスクもありました。特に繁忙期には業務が圧迫され、効率の悪さが顕著になっていました。このままでは業務の属人化が進み、もっと迅速な対応が求められる中でデジタル化の必要性が増していきました。

提供された解決策

解決策として、フロッグウェル社による受注業務のペーパーレス化と自動化のプロジェクトが始まりました。Salesforceの「Prompt Builder」を利用しながら、AI OCR機能と既存の販売管理システム「UM SaaS Cloud」との自動連携を実現。これにより、受注があった際、どのメディアからの情報でも手間なくデータ取り込みが可能になりました。データが解析され、基幹システムへの登録までを一括で行える仕組みが整えられました。

三つのコアプロセス

エーコーの受注業務自動化には、次の三つのプロセスが特徴として挙げられます。

1. 注文書の集約と高度なOCR処理
FAXやメールで届いた注文書をSalesforceに集約し、その後AIによるOCR処理を行います。これにより様々なフォーマットの注文書からも精度高く商品コードや数量、納期などの情報を自動的に抽出します。

2. 現場の安心感を担保する目視確認
AIが抽出したデータは、Salesforceの確認画面に表示されます。スタッフは元の注文書とAIの結果を比較し、必要に応じて修正が可能です。このプロセスにより、業務の安心感を確保しました。

3. ワンクリックでのデータ登録
確認後、受注データは「受注登録ボタン」をクリックするだけで自動的にUM SaaS Cloudに登録されます。このスムーズなプロセスにより、手間のかかる入力作業を大幅に軽減することが可能です。

導入後の効果と展望

このプロジェクトの導入により、FAXやメールからの受注処理はスマートに行えるようになり、業務負担も削減されました。手入力が減ったことで、受注センターの業務は軽減し、転記ミスや確認漏れといったリスクも削減されました。これにより繁忙期でも迅速かつ正確な出荷手配が可能となり、顧客サービスの向上に貢献しています。

エーコーは今後も、このデジタル基盤を最大限に活用し、更なるDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進を図ります。事務処理の効率化を通じて、企業全体の生産性向上を目指す姿勢は、多くの企業にとっての模範となるでしょう。

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