忙しい企業の救世主！「フジ子さん」で業務改善を実現した事例

ビジネスを救う「フジ子さん」の活用事例

日々の業務に追われ、睡眠時間すら確保できない多忙な状況に陥っていた企業にとって、業務改善は急務です。この度、オンラインアシスタント「フジ子さん」を運営するBPOテクノロジー株式会社は、ITツール導入支援を手がける株式会社デジタル・クリエイティブ・ネットにおける「フジ子さん」の活用事例を公開しました。

業務が多忙すぎて改善に手が回らない

デジタル・クリエイティブ・ネットは、少人数での運営にもかかわらず、経理や受発注、Webサイト更新、顧客向けコンサルティングなど、幅広い業務を担当しています。しかし、限られたリソースで業務が集中し、改善活動に手を回す余裕がない状況が続いていました。新たなスタッフの採用も考えましたが、教育コストや育成期間、退職リスクを考慮するとアウトソーシングの選択肢に目を向けざるを得ませんでした。

「フジ子さん」の導入決定のポイント

検討の結果、デジタル・クリエイティブ・ネットは「フジ子さん」の導入を決めました。その理由の一つが、「チーム制」と「分単位での工数計上」が他社サービスと比較して優れた点だったからです。他社が15分単位で工数を計上する中、「フジ子さん」は1分単位での依頼が可能です。このため、短時間の業務が多い同社にとって非常に有効でした。また、チーム制で複数のアシスタントが対応するため、業務が特定の一人に依存するリスクが低減される点にも魅力を感じられました。

効率的な業務整理を実現

「フジ子さん」を導入する際、当初は業務整理の余裕も持てず、最初は朝一番に行う業務から少しずつ依頼を開始しました。メールのチェックや受発注対応といった日常業務を切り出し、これらを「フジ子さん」にも任せることで、業務フローの改善につなげていきました。依頼する業務が可視化され、必要な業務と不要な業務をしっかり評価することで、システム化も進みました。

チーム制やアシスタントの高いスキルが支えに

BPOテクノロジーが「フジ子さん」を利用する中で、特に実感したメリットがいくつかあります。

- 業務が止まらないチーム制: 個人ではなく複数人が対応できるため、依頼業務が分散し、追加の依頼もスムーズに行えます。
- 柔軟な対応力: 新しい業務フローにも即座に対応できるため、会社としても変化が持続可能に進められます。
- 高いアシスタントスキル: 知識を持ったアシスタントが対応するため、依頼内容に不足があれば適切に補足し、スムーズに業務が進行します。
- コストの確保: 一人の正社員を雇う代わりにチームに業務を依頼することで、教育コストや属人化のリスクを管理しています。

新しい挑戦にシフト！

「フジ子さん」に日常業務を任せることで、実際に営業活動やサービス改善など、本来注力すべき重要な業務に時間を使えるようになりました。業務改善に手が回らなかった以前とは大きく変わり、現在では全体を俯瞰する余裕を持ちながら、持続的に改善に取り組める環境が整っています。

まとめ

オンラインアシスタント「フジ子さん」は、企業の成長に必要な業務をサポートするための強力なパートナーです。月10時間から依頼できる柔軟さや、幅広い業務への対応力が、企業の業務効率を大きく向上させることでしょう。BPOテクノロジー株式会社は、今後も人々の時間を増やし、幸せをの根本に立ち返り、ヒトとAIの最適なチームワークを追求し続けます。