業務効率を阻む複数ツールのわずらわしさ！解決策は一元管理システム！

リモートワークが普及する中、企業では電話、メール、チャット、オンライン会議など、さまざまなコミュニケーションツールの併用が進んでいます。しかし、Foonz株式会社の実施した調査によると、業務で複数のツールを使用することに対して、64.7%の社員が少なからず「わずらわしさ」を感じていることがわかりました。体験談などを通じた調査では、ツール分断が業務の効率を著しく低下させる要因になり得ることが浮き彫りになっています。また、この問題解決には、業務用の一元管理システムの導入が急務であるといえるでしょう。

調査概要と結果

Foonz株式会社は、2025年8月に1,004人の社員を対象に「業務における『ツール分断』がもたらす非効率」の調査を行いました。この調査から、約半数が2～3種類のツールを使用している一方で、3割以上が1個または0個のツールを使っていることもわかりましたが、4個以上使っている社員も多く、業務内容や関係先により使用ツールの数に差がある結果となりました。

主なコミュニケーションツールとして選ばれたのは、メール（95.6%）、電話（90.1%）、チャットツール（67.6%）の順です。一方、業務用SNSやFAXなどは利用率が低く、多くの社員が情報管理の面で不安を抱えていることが明らかになりました。

わずらわしさの実態

調査参加者の65%が「影響がある」と回答しており、「対応履歴の追跡ができず、抜け漏れが起きる」との声が多く上がっています。多くの人が複数のツール間での情報管理による混乱を感じており、結果的に「誤送信やミスが生じる」という問題も顕在化しています。これにより、例えば業務が重複したり、必要な情報にアクセスする際の手間が増え、全体的な業務効率が低下している状態です。

時間の無駄と業務ミス

ほとんどの社員が、複数ツールを管理するために日常的に10分以上～1時間未満の時間を費やしています。このような時間の浪費は、業務への集中や生産性に直結しています。調査では「業務ミスや対応漏れが発生した」と回答した人も多く、その多くが情報の断片化に起因していることを示しています。

顧客からの不満

複数ツールを使用した結果、業務スピードが落ち、顧客や他部署からクレームを受けた経験がある人が約3割に上りました。これは、顧客満足度や社内の信頼関係にも影響を与えかねない重要な問題です。

一元管理システムの必要性

調査の結果、約6割の社員が「ツール統合型のコミュニケーションシステムの導入を望む」と答え、具体的には「対応漏れ・ミスの防止」や「ストレス・負担の軽減」が可能になると期待しています。複数のツールの分断が連絡経路を複雑にし、意思疎通を妨げる原因となっているため、業務効率向上には一元的な管理がカギとなります。

Foonzが提供する『ソクコム』

Foonz株式会社は、その課題解決に向けて『ソクコム』というサービスを提供しています。あらゆるコミュニケーション手段を一つのプラットフォームにまとめることで、業務負担を軽減し、生産性向上を目指します。システムは完全にクラウド化されているため、導入も容易で、各ユーザーが必要な機能を選べるフレキシビリティを持っています。

最終的には、複数ツールによる情報連携の課題を緩和することで、全体の業務効率を高めていく必要があるなかで、一元管理システムの導入は今後の企業運営において必須であると言えるでしょう。これからの働き方において、コミュニケーションの効率化が求められています。