郵便物管理システム「トドケール」が発送管理機能をリリース！業務効率化と情報共有の進化を実現

郵便物・配達物管理システム「トドケール」が発送管理機能をリリース！

株式会社トドケールは、郵便物・配達物クラウド管理システム「トドケール」に、新たに「発送管理機能」を追加しました。この新機能により、総務・メール室における発送業務の効率化と情報共有の強化が期待できます。

実装背景

「トドケール」は、郵便物や配達物のデジタル管理を支援し、「人とモノをつなぐ」というミッションを掲げています。総務・メール室では、郵便物の受け取りだけでなく、契約書や見積書などの発送業務も担当しています。しかし、従来の発送業務は手書きやスプレッドシートによる管理が中心で、効率が悪く、誤った情報が発生するリスクがありました。

このような課題を解決するため、「トドケール」は「発送管理機能」の開発に着手しました。この機能は、多くの企業から寄せられた「総務・メール室から発送した荷物の状況を自動で管理したい」という要望に応えるものです。

「発送管理機能」の概要

「発送管理機能」は、以下の4つの機能で構成されています。

1. 荷物の写真撮影による情報入力：荷物の写真を撮影することで、OCR（光学文字認識）により自動的に発送物の情報がデジタル化され、一覧として管理できます。従来の手書きやスプレッドシートによる情報入力の負担を軽減します。

2. ステータス管理：発送した荷物のステータスをシステム上で確認できるため、依頼者は発送状況を問い合わせる必要がなくなり、スムーズな情報共有を実現します。

3. 社内共有機能：発送した荷物の情報は、社内で簡単に共有することができ、情報の伝達が迅速化します。荷物のデータはクラウド上で管理されるため、集計も容易に行えます。

4. 追跡番号の管理：荷物の写真撮影時にバーコードから追跡番号を自動的に読み込み、記録できます。従来の手書きによる追跡番号の入力は不要となり、管理の効率化を促進します。

「発送管理機能」の具体的な操作手順

1. 発送管理画面を開き、荷物の登録をタップします。
2. 荷物の写真を撮影します。
3. OCRが自動的に発送物の情報を入力します。
4. 登録した発送物の情報が一覧で管理できます。

今後の展望

「トドケール」は、ユーザーからのフィードバックを反映し、今後も機能の追加や改善を続けていく予定です。

「トドケール」について

「トドケール」は、総務・メール室業務のデジタル化を推進し、ハイブリッドワークやリモートワークの環境下でも効率的な業務遂行を支援します。郵便物・配達物のデジタル管理を通じて、柔軟な働き方の実現と新しいオフィスの形を創造することを目指しています。

郵便物管理システム「トドケール」の発送管理機能：総務業務の進化を加速させるポテンシャル

「トドケール」の新たな機能である「発送管理機能」は、総務・メール室における業務効率化の可能性を大きく広げるものと言えるでしょう。これまで手作業で行っていた発送管理のデジタル化は、業務の効率化だけでなく、情報共有の強化、そしてミス削減にも大きく貢献します。

特に注目すべきは、OCRによる自動情報入力機能です。この機能は、手書きやスプレッドシートによる情報入力の負担を大幅に軽減し、時間と労力の削減を実現します。また、ステータス管理機能は、発送状況のリアルタイムな把握を可能にし、依頼者とのコミュニケーションをスムーズにします。さらに、社内共有機能により、発送情報へのアクセス権限を簡単に管理でき、部署間の情報連携を強化できます。

これらの機能は、総務・メール室の業務負担を軽減し、より重要な業務に集中できる環境を構築することに貢献します。また、データに基づいた分析や改善活動も可能となり、業務全体の効率化を促進します。

「トドケール」は、今後もユーザーの声を反映し、機能の充実を図っていくとのことです。今後の発展に期待するとともに、より多くの企業が「トドケール」を活用し、総務業務の進化を加速させることを期待しています。