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日産自動車が新たに導入したクラウド受付システム「RECEPTIONIST」についてじっくりとご紹介します。このシステムは、株式会社RECEPTIONISTが開発したもので、従来の有人受付に代わってオンラインで効率的かつ便利に来客対応を行うことが可能です。

導入の背景と課題

日産自動車が「RECEPTIONIST」を導入することにした背景には、従来の受付システムに対するいくつかの課題がありました。これまで彼らは、紙の来訪録や担当者へのテレフォン取次ぎに依存しており、することで来訪者への案内にばらつきがあり、時間がかかる傾向がありました。また、会議室の予約制度にも問題があり、「空予約」が頻繁に発生するため、業務の効率性が低下していました。

そこで、日産自動車は既存システムの老朽化に伴い、これらの問題を一挙に解決するために、「RECEPTIONIST」とその関連システム「予約ルームズ」を導入する決断を下しました。

RECEPTIONISTの特徴

「RECEPTIONIST」は、タッチレスでの受付が可能で、来訪者はQRコードを利用してスムーズに手続きを行うことができます。この方式は、待ち時間を短縮し、効率的な受付を実現します。さらには、来客通知もビジネスチャット経由で行うため、電話での煩雑な手続きは必要なくなります。こうして、受付業務全体の効率が大幅に向上することが期待されています。

環境への配慮も重要な要素です。「RECEPTIONIST」は来訪者情報を自動的に記録するため、ペーパーレス化が進むことも特徴です。

業務効率化の成果

導入後、受付業務や会議室管理においては目を見張る成果が得られました。スムーズな受付対応を実現することで、自動送信メールによって安定した応対品質を実現し、来訪者に対しても高品質なおもてなしを提供できるようになりました。さらに、会議室の管理が効率化され、空いている部屋を簡単に見つけられるようになりました。

利用者からのフィードバックも好評で、「入館手続きが簡便になった」「リマインドメールが非常に便利」といった声が寄せられています。これにより、受付業務の効率化だけでなく、従業員の負担も軽減されています。

今後の展望

今後日産自動車は、蓄積したデータを活用して更なるサービスの改善に取り組む構えです。また、ゲート連携や部屋前端末の設置を通じて、会議室のより一層の有効活用を検討しています。RECEPTIONISTには多様なサービスがあり、今後は来客を通じた全てのサービス利用者に対してUXを向上させていくことが期待されます。

企業情報

日産自動車のビジネスシステムソリューション本部の方々、特に齋藤真一様、長田祥江様、内田裕子様、そしてコーポレートサービス統括部の南哲也様、中村寿朋様がこのプロジェクトに貢献されています。

このように、日産自動車の「RECEPTIONIST」導入は、業務効率化とサービスの質向上の両方を実現する大きな一歩となりました。企業のデジタルトランスフォーメーションの成功事例として、今後も注目が集まるでしょう。

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