学校法人貝畑学園が「学校PAY」を採用し業務効率化を実現

学校法人貝畑学園が「学校PAY」を導入

岡山県に位置する学校法人貝畑学園は、木村情報技術株式会社が提供する「学校PAY®」を導入し、学費徴収業務における効率化と業務標準化を実現しました。このサービスは、学費の徴収から管理、未納者対応までをオンライン化し、業務負担を大幅に軽減します。

導入の背景

貝畑学園では、近年、学費の納入方法に月払いを選択できる制度を導入した結果、利用者が増加し、学園側の業務負荷も増大していました。主な業務には、年度初めの口座登録作業、毎月の引き落としデータ作成・送信、未納時の督促業務が含まれており、特に未納者への個別対応が職員にとって時間的・精神的負担となっていました。加えて、金融機関ごとに異なる運用ルールへの対応や、現金納入のケースもあり、業務が属人化しやすい状況でした。このような課題を解決するために、貝畑学園は「学校PAY」の導入を決定しました。

導入の決め手

貝畑学園は、学校PAYを2024年8月に開催されたウェビナーで知りました。複数のサービスを比較し、学園が抱える課題を解決できる内容や、コストの面での優位性、使いやすい管理画面が導入の決め手となりました。オペレーションの再設計や保護者への説明など、新しい取り組みには準備が必要でしたが、木村情報技術のサポートを受け、2025年4月には新年度から運用が開始されました。

導入後の成果

「学校PAY」の導入後、貝畑学園の学費徴収業務は大きく変化しました。まず、毎月の業務にかかる時間が約3分の1に削減され、従来の月3日から約1日で完了するようになりました。職員は他の業務と並行して行っていたため、業務の効率が向上し、負担が軽減されました。

また、徴収業務のほとんどがオンライン化され、手作業による業務が減少。これにより、金融機関ごとの申込書管理や、保護者への記入・押印依頼も不要になりました。さらに、集計結果は自動的に管理画面に反映され、職員が手作業で確認する手間も省かれています。未納者に関する対応も、担任を通じてデータ共有が可能になり、よりスムーズな対応ができるようになりました。

業務の標準化も進み、どの職員も同じ管理画面を使うことで、業務が属人化しにくくなりました。これにより、担当変更の際や業務の引継ぎもスムーズに行えるようになりました。

貝畑学園の担当者の声

貝畑学園の法人事務局総務部の松丘祥徳様は、「月払い制度の利用者増加に伴い、徴収金業務の負担が大きくなっていました。学校PAYの導入により、業務をスムーズに行えるようになり、体感として作業時間が約1/3に削減されました。また、オンライン化や集計の自動化も進み、業務標準化につながっています」と話しています。

今後は、学校PAYを使い、学費以外の学校に関わるお金も一元管理できるようになることを期待しています。

学校PAYと木村情報技術

「学校PAY」は、教育機関の徴収業務をオンライン化し、業務負担の軽減や属人化の解消を支援するサービスです。保護者はオンラインで簡単に口座登録ができ、学校側も一元的に管理が可能になります。木村情報技術は、AI技術やメタバースイベントなど新しいソリューションを提供し続け、教育機関のニーズに応えています。