株式会社WHERE、新たな来訪者予約受付サービスを開始し業務効率化へ

株式会社WHEREが提供する新たな来訪者予約受付サービス

屋内位置情報測位ソリューションを手がける株式会社WHEREは、最新のスマートオフィスソリューション「EXOffice」において、来訪者向けの予約受付が可能な新サービスをスタートしました。この新サービスは、来訪者予約システム「APOTORO®」とシームレスに連携して、業務の効率化を図るものです。

新サービスの誕生背景

ハイブリッドワークの普及により、オフィス環境は急速に変化しています。この流れの中で、従来の来訪者受付は有人で行われており、手動での情報確認や記録管理が負担となっていました。加えて、来訪者の予約受付システムは、会議室予約システムとは独立して運用されることが多く、運営が煩雑になることがありました。そこで、EXOfficeの会議室予約と連携した来訪者予約サービスを開発し、効率的な管理ができる新機能を追加するに至りました。

新サービスの特長

新たに導入された来訪者予約受付サービスは、QRコードを使用する「APOTORO®」とEXOfficeを接続し、両システムの情報を一元管理することができます。これにより、来訪者予約はEXOfficeの会議室予約と自動的に同期し、いつでも簡単に予約状況を把握できます。

操作の簡単さと利便性

EXOfficeにログインするだけで、来訪者予約受付用のリンクをクリックすることにより、シングルサインオンでAPOTORO®にアクセスできます。APOTORO®では、予約日時や会議室、訪問先の情報を入力し、QRコード付きの案内メールを来訪者に送信できます。このQRコードは、受付に設置されたリーダーでかざすことにより、入退場の確認が行え、その際に予約者にもメールが送られる仕組みです。

システムの統合で業務効率化

このサービスの強みは、APOTORO®を使って入退室のセキュリティも強化される点にあります。APOTORO®は、入退室管理においても幅広く対応できる技術を持ち、EXGatekeeperとの連携も可能です。これにより、入退室管理の課題解決につながることが期待されています。

さらに、この新機能は従来個別に導入されていたシステムをひとつに統合することで、導入や管理のコストを削減することも可能にします。お客様の声を反映し、よりシームレスな予約管理を実現した新サービスは、すでに試作段階で好評を得ており、正式なサービス化に至りました。

利用方法と今後の展望

この新しい来訪者予約受付サービスを利用するには、EXOfficeの来訪者予約受付オプションに申し込む必要があります。また、会議室予約情報を表示するためには、EXOfficeの座席や会議室予約オプションも必要です。詳細な料金や導入については、EXOfficeの販売店または株式会社WHEREに直接お問い合わせください。

今後も株式会社WHEREでは、EXOfficeのさらなる機能追加や改善を進め、オフィス環境の向上に寄与していく方針です。デジタル化が進む中で、今回の新サービスがどのように業務に貢献するのか、引き続き注目していきたいですね。