株式会社レンタルのニッケン、Bill One活用で請求書処理自動化に成功

株式会社レンタルのニッケン、Bill Oneによる請求書処理の自動化

株式会社レンタルのニッケンは、Sansan株式会社が提供する経理DXサービス「Bill One」を導入し、全国250拠点の請求書処理を自動化しました。これにより、年間27万6000件もの仕入請求書を効率的に処理し、コスト削減を実現しています。

1. Bill Oneの導入背景

建設機械を始め、多様なレンタルサービスを提供する弊社では、他業者から借りた商品を再貸出するWレンタルや関連する保守業務が日常的に行われています。このため、年間に受け取る請求書は相当数に上りますが、従来は外部の事務センターと社内の営業所が手作業で処理していました。この方法では、業務負担やコストがかかるだけでなく、支払予定情報と請求書内容に不一致が発生しやすい問題も抱えていました。

Bill Oneの導入により、請求書のデジタル化と処理業務の自動化を図り、大幅な業務改善を実現しました。

2. 導入後の運用方法

Bill Oneは、取引先から受け取る紙の請求書を99.9%の精度でデータ化し、クラウド上にアップロードします。これにより、請求書はオンラインで簡単に確認・承認ができるほか、インボイス制度や電子帳簿保存法にも自動で対応しています。加えて、弊社の基幹システムとも連携し、支払予定情報との照合も自動化されています。

3. 導入の成果

この業務フローの自動化により、郵送の手間や紙の保管スペースが不要となり、年間約1億2000万円のコスト削減を達成しました。また、営業所担当者の作業時間も年間1万4000時間以上も削減され、業務効率が飛躍的に向上しました。

4. 取引先との連携強化

Bill Oneによって自動連携された請求書データと支払予定情報により、営業所の担当者は早期に不一致を発見し、すぐに取引先と内容を確認する体制が整いました。これにより、情報の正確性と信頼性が向上し、取引先との関係もより良好になりました。

5. 経営戦略としてのIT活用

弊社の副本部長、綱一馬は、「2030年を見据えた中長期経営計画の中で、労働集約型からの脱却を目指しています。このプロジェクトはその一環として進めており、人手不足を考えると、ITの活用は不可欠です」とコメントしています。従来の請求書業務は特に件数が多く、現場の負担が大きな課題でした。この課題の解決を図るため、Bill Oneを導入しました。

プロジェクトの成功には、社内での研修や説明動画の提供を通じて、社員が自律的にシステムを使いこなせる環境を整えることも含まれていました。その結果、単なるシステム導入に留まらず、社員のリテラシー向上にも貢献しました。

今回の取り組みは、電子データによる請求書の受領が全体の80%以上を占めるなど、DXの進展を確実に感じさせるものです。今後も、豊富な実績を基に、全国250拠点のネットワークを生かし、より良いサービスの提供を目指していく所存です。