アカウント管理を効率化！Questetraによる業務プロセス改革の事例

クララ株式会社の業務プロセス改革事例

株式会社クエステトラが提供するデジタル業務プロセス管理システム「Questetra BPM Suite」は、企業が直面する業務の効率化に大きく貢献しています。特にクララ株式会社は、このシステムを導入することにより、アカウント発行業務のスピードと精度を飛躍的に向上させました。

課題の発生

近年、クラウドサービスは急速に普及し、企業は複数のSaaSを利用することが一般的になっています。しかし、この高まる需要が新たな課題を生みました。クララでは、以前からQuestetraを用いて入退社に伴うアカウント管理を行っていましたが、コロナによるリモートワークの普及が重なり、業務が複雑化しました。特にアカウント発行作業は、手作業によるコピー＆ペーストに依存しており、業務負荷が増大。リモート環境下での進捗確認や協力にも障害があり、効果的な管理が求められていました。

Questetraの選定理由

こうした状況の中、クララは新たなツールへの移行を検討したものの、既に導入していたQuestetraを基盤として運用を続けることを決定しました。その理由は、Questetraが複雑な業務プロセスを一元的に管理できる能力にあります。業務には多くの部門が関与し、各工程が密接に連携しているため、手作業によるやり取りは属人的な問題を招きやすいのです。Questetraはこれを視覚化し、「誰が」「何をするべきか」という情報を明確にして、業務を円滑に進行できるようにしてくれました。

導入による成果

クララは、Questetraをハブとして、Okta（アカウント発行の自動化）、Jira（IT作業の管理）、Slack（通知とコミュニケーション）といった他のツールとも連携することで、業務プロセスの全体像を改善しました。これにより、以下のような結果を得ました。
1. リードタイムの短縮: 従来の1週間を要していたアカウント準備作業が、実質半日で完了するようになりました。
2. ミスの撲滅: 人事部が入力したデータが直接各SaaSに流れ込むことで、手作業による転記ミスが完全に解消されました。
3. リアルタイム性の向上: プロセスの進捗がリアルタイムで可視化され、作業の滞留も即座に発見。入社当日の準備が整った状態で迎えられるようになりました。

さらに、Questetraの柔軟性と拡張性によって、現場のニーズに応じた機能追加もスムーズに行えるようになりました。特に生成AIを活用して、業務の自動化や文書作成を効率化することに成功しました。

今後の展望

AIがますます進化する時代において、業務プロセスの統制がいかに重要かがますます明らかになっています。クララでは、「AIが業務を担い、人が最終判断をする」という新しい形の業務運営を目指しており、Questetraを引き続き業務プロセス改善の中心に位置づける方針です。これにより、企業のDX推進がさらに加速し、次世代の業務プロセスを具現化していくことに力を入れています。

Questetra BPM Suiteとは

Questetra BPM Suiteは、クラウド型の業務プロセス管理システムで、プログラミングの知識は不要です。業務部門が主体となり、継続的なプロセス改善が可能です。稟議申請や見積もり依頼などの定型業務プロセスをノーコードで作成できます。また、生成AIを組み入れることで知的作業の自動化も実現可能です。