AI搭載の統合型ワークフロー『ジュガール』が文書管理機能を新たに追加

AIを活用した統合型ワークフロー『ジュガール』の新機能

VeBuIn株式会社が提供する統合型ワークフローシステム『ジュガール』は、新たに文書管理機能を搭載しました。この新機能は、文書の作成から保存、廃棄に至るまでのライフサイクル全体を一元的に管理し、企業の内部統制システムを大幅に向上させることを目指しています。

文書管理機能の役割と利点

『ジュガール』は、従来からワークフロー機能として、文書の作成過程や承認プロセスの管理を行ってきました。しかし、新しく追加された文書管理機能は、決裁後の文書をいかに安全かつ効率的に管理するかに重点を置いています。具体的には、文書の保管、保存、廃棄といった一連のプロセスがシームレスに行えるようになり、文書の誕生から消滅までを通じて、コミュニケーションの流れが円滑になります。

開発背景：AI時代の課題と解決策

現代のビジネスシーンでは、生成AIツールの進化によって、誰でも簡単に高品質な文書を作成できる時代が到来しました。しかし、逆に言えば、文書の「いつ、誰が、どのように」作成したかの証跡が失われるリスクも抱えています。これは企業の信頼性を損なう要因となり得ます。また、「ペーパーレス化」を推進するために導入したワークフローシステムが、文書の保存管理を別のシステムへと依存することで、情報の統制が難しくなるという問題も指摘されています。

この「プロセスとアーカイブの断絶」を解消するために、VeBuIn株式会社は『ジュガール』の新たな文書管理機能を開発しました。AIを活用し、文書ライフサイクル全体を通じて信頼性を保つための統合管理が可能となります。

新機能の具体的な特長

1. アクセス制限の自由度が向上

新機能では、フォーム単位での権限管理が可能になりました。管理部門ごとに異なるフォームの管理者を設定し、必要な人だけが情報にアクセスできる仕組みを導入。これにより、情報漏洩のリスクを軽減し、安心して利用できます。

2. ユーザーに優しいインターフェース

業務に合わせて文書一覧をカスタマイズできるため、確認したい情報を素早く把握可能です。これにより、日々の業務確認にかかる時間を大幅に短縮できます。

3. 監査対応の強化

保存期間を設定した文書は、公式文書として保護されます。変更や削除がロックされ、改ざんの防止が図られるため、監査対応もスムーズになります。この機能により、法的な証拠としての役割も果たします。

4. 自動廃棄による安全管理

法定保存期間や社内規程に従った文書をリストアップし、承認後に安全に廃棄が行われます。廃棄の証跡も記録されることで、管理が強化されます。

今後の展開と企業への支援

VeBuIn株式会社は、今後AI技術を活用したさらなるガバナンスの高度化を目指しています。規程チェック機能を持つAIアシスタントが、新たに文書ライフサイクル実行サポート機能を提供し、企業の文書作成や処理の際の規程遵守を自動で確認します。

さらに、今後は従来のキーワード検索だけでなく、人間の意図に基づく検索機能の強化にも取り組みます。これにより、ユーザーはより高度な文書探しが可能となり、業務効率が向上するでしょう。

このように、『ジュガール』は企業の規模や業種を問わず、すべての企業が必要とする内部統制機能を提供することを目指します。月額の利用料金はわずか300円からで、導入の支援体制もしっかりと整えられているため、誰でも手軽に活用できる点が魅力です。

今後のAI技術を活かした進化に期待が高まる『ジュガール』。企業の文書管理を一新することに挑戦する姿勢は注目されることでしょう。