RSM汐留パートナーズ、業務基盤を強化する請求管理ロボを導入

企業の成長を支える請求管理システムの導入

RSM汐留パートナーズ株式会社は、請求管理システム「請求管理ロボ」を導入しました。このシステムは、請求書の発行から入金管理、債権管理に至るまでの業務を自動化し、バックオフィスの運用を大幅に改善します。実際の導入によって、同社は分散していたシステムを一本化し、月500件以上の大量処理を安定的に行う基盤を整えました。

導入の背景と課題

RSM汐留パートナーズは、税務・会計・人事・法務と多岐にわたる専門サービスを提供し事業を拡大しています。その成長に伴い、請求件数は急激に増加し、これまでの手動管理では限界が近づいていました。具体的には、システムが複数に分かれ、それぞれに手作業が必要で、入金管理や消込作業には時間と工数がかかる状況が発生していました。また、月間の請求・消込件数が150件を超えると、イレギュラーな入金が発生するたびに確認工数が増大し、業務が圧迫されるという問題も抱えていました。

さらに、請求発行から債権管理の一元的な環境が整っていなかったため、管理者がリアルタイムでキャッシュフローや未収金残高を把握するのが困難でした。こうした課題を解決するため、新たなシステムで業務を一本化し、効率的な運用を図ることが求められました。

新システム導入へのアプローチ

RSM汐留パートナーズは、既存の業務フローを維持しつつ新システムを並行稼働させる段階的なアプローチを採用しました。一時的な二重入力は発生しましたが、正確なデータを整備しながら将来の完全自動化を見据えた運用を進めました。

この中で、請求書の発行を自動化するために定期請求機能を活用。初回の登録のみで、以降は毎月自動で請求書が作成される仕組みを構築しました。また、消込作業の効率化のために金融機関と連携したデータのリアルタイム取得や、自動学習機能を取り入れました。これにより、手動での確認作業を最小限に抑えることに成功しました。さらに、各部署間での情報共有もCSVエクスポート機能によってスムーズに行えるようになりました。

導入の成果

「請求管理ロボ」の導入により、同社は毎月500件を超える消込を安定して運用できるようになりました。日次の入金確認に関しても、従来は目視とExcelで長時間かかっていた作業が、自動連携画面の確認ですぐ済むように短縮されました。また、月次の請求書作成では定期請求機能の導入により作業工数を減らし、残業時間を大幅に削減することが実現されました。

定性的な成果としては、業務の標準化が促進され、手作業によるミスや単純作業が減少しました。これによりイレギュラーな消込もシステムが学習し、担当者が不在の際でも業務が滞らない体制が整いました。

さらに、業務の自動化によって創出されたリソースを利用し、経理部門は過去の数字を追う作業から、可視化されたデータを使った未回収リスク対策やキャッシュフロー改善といった戦略的な財務管理にシフトしています。