FAX業務の新機能『ReFAX機能』で受注業務を一新！スマートな業務効率化を実現

FAX業務を革新する『ReFAX機能』

株式会社kozokaAIは、受注業務を効率化する新機能『ReFAX機能』の提供を開始しました。この機能により、受信した注文書への受領連絡や納期回答を、従来の手動プロセスから脱却し、ブラウザ上でスマートに処理できるようになります。これまでの業務フローを大幅に簡素化し、取引先にはこれまで通りの操作を求めずに済むのが最大の魅力です。

FAX業務の特性と課題

BtoB取引において、FAXは依然として広く利用されています。注文書をFAXで受信後、担当者は以下の手続きを行っていました。
1. 受信した注文書を印刷
2. 受領印を押し、納期を手書き
3. 複合機へ移動
4. 返信先のFAX番号を確認・入力
5. FAXを送信し、結果を確認
6. 過去の履歴を確認

これらはいずれも手作業で行わなければならず、業務負担が大きくなっています。この負担を軽減するためにWeb受発注システムの導入を考える企業も多いですが、長年かけて築いたFAXを用いた取引文化を一新するのは容易ではありません。

新機能『ReFAX機能』の特徴

1. 業務をブラウザ上で完結

受信した注文書の確認からFAXの返信までの一連のプロセスを、すべてブラウザ上で行うことが可能です。紙を使用する時間を削減し、業務を大幅にスピードアップします。

2. 取引先のシステム変更不要

取引先には従来通りFAXを利用してもらうため、自社だけで業務を効率化できる点が強みです。新たなアカウントの発行や操作法の変更を求める必要はありません。

3. 標準化による業務の一貫性

スタンプや定型文を利用して、受領印や納期回答の内容を組織内で共有。これにより、担当者による対応の不均一性を排除し、安定したサービスを提供します。

4. 誤送信リスクの低減

FAX番号はマスター情報から取得され、手入力を減らすことで誤送信のリスクを軽減。この点も従業員の業務負担を軽減します。

5. 完全な履歴管理

送信結果や対応履歴を一元的に管理できるため、効率的な情報整理が可能です。後日、過去のやり取りを簡単に追跡し、迅速な対応が実現します。

受注業務の未来へ

『コゾカAI 受注AIエージェント』は、受注業務の全てを一元管理できるAIソリューションです。今回の新機能により、企業は受注業務のデジタルトランスフォーメーションを促進し、効率的な業務運営が実現可能となります。

今後もkozokaAIは、『ReFAX機能』のように業務効率化を進め、新たなAI技術を通じて企業の受注業務が一層スムーズに行える環境を提供することを目指します。