第一実業が導入したContract Oneがもたらす業務革新の実態

働き方改革が進む今、企業の業務管理においてもデジタル化・可視化が求められています。特に契約書の管理は、その重要性からも無視できない課題です。今回は、第一実業株式会社がSansan株式会社の取引管理サービス「Contract One」を取り入れた事例を紹介します。

導入背景と課題

第一実業は、総合機械商社として幅広い業界で活動しており、成長戦略として「V2030」を掲げ、デジタルトランスフォーメーション（DX）を積極的に推進しています。デジタル化の一環として、契約書の管理体制を見直す必要があり、従来は各部門が別々に管理していたため、情報共有が難しく、意思決定に時間を要していました。

実際、ビジネスの規模が拡大する中で、契約書の管理方法が複雑化し、特定の契約がどこにあるのかすぐには把握できない状況が常態化。これによって、想定外のコストが発生したり、重要な契約の更新時期を逃してしまうリスクも抱えていました。

営業部門においては、過去の取引や契約条件を基にした提案が重要ですが、契約書が分散して管理されているために必要な情報を素早く集めることが難しいという問題もありました。

Contract Oneの導入とその効果

こうした課題を解決するために、第一実業はContract Oneを導入しました。これにより、約4400件もの契約書をデータベース化し、すべての社員が必要なときにすぐに契約情報にアクセスできる環境が整いました。

検索時間の短縮

従来は一つの契約書を検索するのに半日かかっていたのが、今では数分で済むようになりました。この効率化により、業務の迅速化が実現し、正確な契約条件を素早く理解できるようになりました。

契約期限管理の強化

Contract Oneにはアラート機能が備わっており、契約期限が迫ると担当者に通知が行く仕組みも強化されました。これにより、特に長期契約に関しては、適切なタイミングでの更新交渉が可能となり、更新漏れによる機会損失も大幅に減少しました。

営業効率の向上

営業部門では、提案をする際にContract Oneを活用することで、過去の契約履歴や類似案件の情報を簡単に引き出すことができるようになりました。これによって、より具体的で最適な提案ができるようになり、商談の成功率も高まりました。

結果と今後の展望

Contract Oneの導入によって、第一実業は業務効率化とともに迅速な意思決定を実現しました。幸村洋希様は「契約書の一元管理が進み、必要な情報に素早くアクセスできる環境が整った」と語っています。今後は、得られたナレッジをもとに、契約書のレビューや顧客情報との連携を強化し、更なる業務の高度化を図る意向を示しています。

第一実業が今後どのような発展を遂げていくのか、そして契約管理がビジネス環境に与える影響についても注目が集まります。