少人数チームで月3000件をスムーズに処理する新たな業務効率化の成功事例

はじめに

近年、企業の業務効率化が求められる中、特にアナログな文化が色濃く残る建材業界に目を向ける企業があります。株式会社インゲージが提供するコミュニケーションプラットフォーム『Re:lation』は、多くの企業での導入実績を持ち、業務のデジタル化を進めています。今回は、東京都練馬区に本社を構える大成木材株式会社が、『Re:lation』を導入することで受発注業務の効率化を達成した成功事例について詳しくご紹介します。

導入の背景

大成木材株式会社の木材建材部は、地域の工務店やハウスメーカーから寄せられる膨大な依頼に対応しています。月に3,000件にも及ぶその受発注を、わずか数名のスタッフで処理していることから、一人一人の業務負担は非常に大きくなる一方でした。特にアナログなFAX文化や、情報の窓口が分散しているために、したがって「誰がどの案件を担当しているのか」を把握することが困難でした。その結果、見積もりミスや二重発注のリスクが増加し、スタッフの残業も常態化していました。

選定の決め手

『Re:lation』を選定する際、大成木材は複数のツールを比較検討しました。選定のポイントは、直感的に操作できるシンプルなインターフェースと、すぐに誰が何を担当しているかが視認できることでした。また、事務所外でもスマートフォンを用いて状況を把握できる点も大きな決め手となりました。
導入に際しては、独自の運用ガイドや社内勉強会を通じて、現場のスムーズな運用を図りました。これにより、1カ月ほどで全スタッフが新しい業務フローに馴染むことができました。

導入後の成果

『Re:lation』の導入により、これまでの個人のメールアドレスでの受注ルートを廃止し、全ての受注が代表アドレスに集約されました。さらに、FAXも『Re:lation』のシステムで自動で管理されるため、全ての情報が一元化されました。これにより、月3,000件という膨大な受発注を少人数で効率的に処理できるようになりました。業務の無駄が削減され、残業はほぼゼロに。これにより、チーム全体に余裕が生まれ、業務のクオリティも向上しました。
また、案件の進捗を色分けして見える化する「ラベル機能」や、細かな連絡内容をスムーズに共有できる「コメント機能」などが活用されることで、チーム全員がリアルタイムに状況を把握でき、見落としやトラブルも大幅に減少しました。

大成木材株式会社の今後の展望

大成木材株式会社は今後も業務効率を最大化するため、システム上で様々な通信手段を一元管理できる機能や、最新のAI機能を積極的に取り入れる考えです。業界のアナログ文化が依然として残る中、彼らの取り組みを通じて同業他社に向けての情報発信も行っていく予定です。
今後も『Re:lation』を利用し、より良い働き方の推進を目指していくとのことです。

まとめ

大成木材の事例からは、デジタル化が持つ力を改めて感じることができます。『Re:lation』の導入により、業務の効率化だけでなく、働く環境の改善にも繋がり、企業全体の生産性も向上しました。社内ルールを整備し、チーム全体の状況を把握することで、柔軟に業務を進めることが可能になります。このような成功例がさらに広がっていくことで、業界全体の革新が期待されます。