SmartHRがAI契約データベース「Contract One」で業務効率化を実現

SmartHRがAI契約データベース「Contract One」を導入した背景と成果

働き方を革新するサービスを展開するSansan株式会社が手がける「SmartHR」は、急速に成長を遂げる企業として注目を集めています。近年、同社は契約書の管理に関する課題を抱えており、その解決策として2023年3月にAI契約データベース「Contract One」を導入しました。これは、急増する契約書を効率的に一元管理するための取り組みであり、具体的な成果が期待されています。

契約書管理の課題と手作業からの脱却

SmartHRは、過去5年間で年間定期収益と従業員数の両方で5倍以上の成長を遂げています。この急速な拡大に伴い、法務・総務部門には1万件以上の契約書が集約されましたが、従来の管理方法ではスプレッドシートを使用し手作業での管理が行われていました。そのため、契約条項や契約期間を正確に把握するのが難しく、管理が煩雑になっている状況でした。

このような背景を受けてSmartHRは、契約書のデータ化と管理を効率化し、リスクを軽減するためにContract Oneを採用しました。以前の手作業から脱却し、AIによるデータ化へとシフトしたのです。

導入後の効果と成果

Contract Oneの導入によって、SmartHRは以下のような成果を達成しました：

1. 月100時間以上の業務工数を削減

契約書のスキャンおよびデータ化、管理台帳の作成がContract Oneによって効率化され、法務・総務での業務時間が月100時間以上削減されました。AIとオペレーターのシフトで、正確かつ迅速なデータ化が実現できたため、作業の負担が大幅に軽減されたのです。これにより、コンプライアンスの向上や福利厚生に関連する価値の高い業務に人材を振り向けることができるようになりました。

2. リスク管理体制の強化

また、Contract Oneを通じて全社員が契約情報にアクセスできる体制が整えられました。これにより、契約内容やリスクに対する意識が高まり、契約終了の3ヶ月前に担当者へアラートが送信される仕組みも導入されています。この仕組みが、管理部門と事業部門の協力を促進し、リスク管理体制の強化に繋がりました。

SmartHRの未来と展望

今回のContract Oneの導入は、ただの管理効率化にとどまらず、SmartHRの企業文化や働き方にまで影響を与えています。全社員が契約に対する意識を持ち、主体的にリスクを管理することで、企業全体の生産性向上が期待されます。今後もSmartHRは、技術革新を取り入れることでさらなる事業の成長を目指していくことでしょう。