大学の校務DX推進実態、ペーパーレス化とセキュリティ課題に直面

大学の校務DX推進実態、課題と期待

株式会社エイトレッドは、大学での教務・事務デジタル化（校務DX）に関する実態調査を行い、その結果が明らかになりました。この調査では、103名の教務・事務職員を対象に、校務DX推進の現状や課題について深掘りしました。

現状の紙文書使用状況

調査結果によると、大学における校務活動の7割以上が依然として紙文書に依存していることが分かりました。「紙文書が半分以上」と回答したのは70.9%、対して「ほとんど使用していない」との回答はわずか9.7%でした。このデータは、大学校務におけるデジタル化の遅れを示すものです。

ペーパーレス化における課題

ペーパーレス化を進める上での主な課題として、「個人情報を含む電子データの安全管理」が40.8%で最も多く挙げられました。次に、「大量の紙資料を電子化する手間とコスト」や「学内での電子文書取扱規則の未整備」といった問題が続き、デジタル化の障壁が顕著です。

校務DXの進捗状況

調査では、校務DXの進捗をレベル別に評価しました。結果的に、約8割が「レベル3：組織的な取り組みやデータ活用を進めている」以上の水準であると回答。特に、「レベル4」の29.1%が、競争力を高める組織文化を変革しようとしていることが目を引きます。また、53%の人々が「情報セキュリティを強固に保つ」ことを重視していることが注目されます。

校務支援システムへの期待

校務支援システムが今後のデジタル化において求められるのは、「既存システムとの連携のしやすさ」（43.7%）と「紙のイメージのまま電子化できること」（41.7%）。これらの期待は、現場での操作性の維持とシステム統合の必要性を物語っています。

承認フローに関する課題

承認フローの複雑さも問題視されています。「承認ルートに関わる人数が多く、フローが複雑」といった声が39.6%を占め、また「承認状況の可視化ができない」という課題も35.4%が同意。こうした結果は、大学の運営がどれだけ非効率的であるかを示唆しています。

まとめ

今回の調査からは、大学の校務DXがある程度進展しているものの、依然として多くの課題が残っていることが明らかになりました。特に、ペーパーレス化が進まない要因としてのセキュリティの懸念や煩雑な承認フローが浮き彫りになりました。今後、デジタル庁の方針に従って、高等教育機関においても効率化や教育の質向上が求められます。全体的に、既存システムとの統合が進んだ柔軟な校務支援システムの導入が、大学の競争力を高める鍵となるでしょう。