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物品調達業務の引き継ぎに関する公務員調査結果の分析

2023年8月、物品調達業務を担当する公務員に対して実施された調査によると、過去の引き継ぎ経験が業務に与える影響が明らかになりました。この調査では、物品調達業務を担当し、前任者からの引き継ぎを受けた公務員315名を対象に、引き継ぎの際の課題や感じた大変さについて問われました。

引き継ぎの際の大変さ

調査結果では、約74%の回答者が前任者からの引き継ぎ時に大変さを感じたと回答しました。「とてもある」（34.6%）と「ややある」（39.4%）を合わせると、物品調達に関わる引き継ぎが公務員にとって重い負担であることがわかります。

具体的には、引き継ぎの大変だった要素として54.5%が「情報が多く理解が追いつかなかった」と回答。加えて53.2%が「実際の業務を始めた後に不明点が出た」と述べています。このことから、業務を引き継ぐ際には、情報量が大きく、次のステップへの適応が難しいことが問題であると認識されていることがわかります。

残業時間の増加とその影響

さらに、引き継ぎを受けることによって残業時間が増えたと感じている公務員も多数存在します。特に44.6%が「10時間以上増加した」と答え、引き継ぎによる業務負担の増大が具体的な数字で示されています。そうした背景には、業務を円滑に進めるための人員やリソースが不足しているという現実も見え隠れしています。

後任者への引き継ぎの不安

物品調達業務を他の公務員に引き継ぐ際、60.6%の人々が「後任者への引き継ぎの進め方に不安を感じる」と回答しました。「細かな情報の共有が難しい」という意見が60.2%で最多であり、それに続いて「引き継ぎ資料の作成が大変」という不安も大きいことが浮き彫りになりました。

多くの公務員が「引き継ぎ時間の確保が難しい」と感じており、必要な情報を整理する余裕がないことが業務の継続性に影響を及ぼしています。具体的な業務の流れを次の担当者にうまく伝えることができなくなる懸念があり、これは公務員にとっての大きな課題です。

期待される解決策

調査の中で、物品調達業務における後任者への引き継ぎで役立つと考えられるサービスに対する期待も示されました。特に、「公共団体向けオフィス用品通販サービス」の活用に関しては、67.7%が「ぜひ活用したい」と回答。このサービスには、Web ID情報の引き継ぎ機能があり、過去の注文履歴や良く発注する商品のリストなど、便利な機能が含まれています。これにより、情報の整理や共有が容易になり、引き継ぎ作業が効率化される可能性があります。

総括

物品調達業務に携わる公務員たちは、前任者からの引き継ぎに多くの困難を抱えています。業務の複雑さや後任者との情報の共有に対する不安がある中で、効率的な引き継ぎを行うためのサポートが求められています。定期的な引き継ぎ作業をスムーズに進めるため、今後はデジタルツールの導入や仕組みの改善が重要となるでしょう。さらなる業務効率化に向けて、公共団体向けのオフィス用品通販サービスなどの活用を検討してみることが必要です。

関連リンク

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