業務効率化の秘訣！AIマニュアル作成ツールの効果とは?

株式会社グローバルトラストネットワークスが、業務効率化を目的としてAIマニュアル作成ツール「トースターチーム」を導入しました。これにより、同社のマニュアル制作時間がなんと80%も削減されたのです。この革新的なツールを導入する背景には、マニュアル制作に関する様々な課題がありました。

マニュアル制作の課題とは？

グローバルトラストネットワークスは、外国人専門の賃貸住宅保証や不動産仲介など多岐にわたるサービスを提供しています。しかし、社内マニュアルの制作は一人の担当者が行っており、制作フローが部分的に依存している状態でした。さらに、オフィスソフトを利用したマニュアル作成では、各種デザインやレイアウト調整に時間を要し、一つのマニュアルを作成するのに丸一日以上かかることも珍しくありませんでした。また、マニュアルの保管場所についても周知が不十分で、社員が業務マニュアルを十分に活用できないという問題も抱えていました。

これらの問題を解決するために「トースターチーム」が選ばれました。このツールは、業務を可視化し、生産性を向上させることを目的に開発されており、マニュアルはもちろん、動画マニュアルや用語集なども簡単に作成・共有できます。

「トースターチーム」の特徴

「トースターチーム」は、シンプルな操作性と多機能性が特長です。導入時にスタッフから高い評価を受け、その結果として導入決定に至りました。マニュアル作成は、業務内容を段階的に記載していくだけで簡単に行うことができ、特別なスキルがなくても統一感のあるマニュアルをすぐに作成できます。これは、業務の標準化を促進し、制作の手間を大幅に削減することに貢献しています。

同社の営業推進ユニットリーダー、小林桂子さんは「トースターチームのおかげで、マニュアル作成にかかる時間とコストが大幅に削減でき、さらに均一な品質のマニュアルを提供できるようになりました」と、その効果を実感しています。特に、マニュアルの共有手段が豊富であるため、社員はオフィスにいるか、在宅勤務であっても、手軽にマニュアルにアクセスできると言います。

今後の展望と効果

グローバルトラストネットワークスでは、今後の全社展開を視野に入れており、業務マニュアルのクラウド化を進めることで、さらなる品質向上と業務生産性の向上が期待されています。社内の誰もが必要な情報にアクセスしやすくなることで、個々の業務が円滑に進む仕組みが整いつつあります。

「トースターチーム」はすでに国内で2,000社以上の導入実績があり、その効果は広く認められています。AI技術を利用して業務効率を高めるこのツールは、今後も多くの企業にとって重要な存在となるでしょう。業務改善に取り組む企業にとって「トースターチーム」の導入は、時代の必然と言えるかもしれません。