バックオフィスシステム化に関する実態調査結果とその課題

バックオフィス業務のシステム化に関する実態調査

最近、企業のバックオフィス部門において、業務の効率化やシステム導入が進められています。特に、ノーコード・クラウドデータベース「Slopebase」の提供を行う株式会社NTTデータビジネスブレインズが実施した調査によると、211名のバックオフィスリーダーや管理職のうち、93.7%がシステム化を検討していることが明らかになりました。しかし、そのうち52.6%は結論を出せず、導入に至っていないという現実も浮き彫りになりました。

調査の背景

システム化の選択肢が増える一方で、どの業務をシステム化するか、どのツールを利用するかは各社の判断が難しい状況です。特に、今までExcelや紙で運用していた業務を置き換えるとなると、選定基準や確認方法など、様々な要素が絡み合い、スムーズには進まないようです。この調査は、どのように業務のシステム化を進めているか、具体的なプロセスやその課題について探ることを目的として行われました。

調査結果の概要

調査結果によれば、システム化を「検討したが見送った」という回答が41.2%と最も多くを占め、「導入した」という回答は37.1%、現在検討中というのは15.4%でした。「検討したことはない」というのはわずか5%にとどまり、システム化に対する関心の強さがうかがえます。一方で、実際には導入に至らないことが多いという実態も見逃せません。

システム化の選定基準

システム化を進める際に、何を基準に業務を選んでいるかという質問に対して、最も多かったのは「ミスや手戻りが多い」（60.4%）という選定基準でした。この他にも「特定の担当者に依存している」（43%）や「処理件数が多い」（33.8%）、法改正や制度対応の必要性（33.8%）などが続き、現場の実情に即した課題感が反映されています。

比較した手段

システム化を検討する際にどの手段を比べたのかますます関心を集めています。ノーコード・ローコードツールやExcelマクロの改修が52.7%でほぼ同率であり、続いて業務特化型のパッケージ製品やクラウドサービスを選んでいることがわかりました。また、2人に1人は「Excelのまま改修する」という選択肢も考慮していることが注目されるべきポイントです。

効果を確かめる方法

システム導入前に、どのような方法で効果を判断しているのかも興味深い結果です。実際の業務データによる確認を行ったのは26.6%にすぎず、71.5%はサンプルデータやデモに基づいて判断していることが分かりました。これにより、導入後に「自社の業務では使えなかった」というリスクが潜在的に存在していることになります。

要件定義と時間のかかる工程

要件を文書化する際には、外部からの支援を受ける企業が約6割を占めています。一方多くの企業が要件定義書を作成しているものの、最も時間がかかる工程として「要件のとりまとめ」があげられています。この工程が長引く要因として、自社の業務を整理し、分かりやすく言語化することの難しさが挙げられるでしょう。

導入後の定着状況

実際にシステムを導入した後、その定着状況はどうかというと、57.3%が「一部の業務でExcelや紙が残っている」という状況でした。これに対して、ほぼ全ての業務がシステムで運用されているのは24.4%にとどまり、75.6%の企業では未だにExcelや紙による二重運用が行われています。これは、システム導入後も例外処理や特定の担当者の業務が依然として残っているためです。

まとめ

今回の調査から分かったことは、バックオフィス業務のシステム化が「検討段階には入っているものの、実際には決断ができず、試すこともできていない」という現実です。最も求められている支援は「自社のデータで試せる環境」であり、これは業務データの実践的なテストが不足しているためです。今後、企業はこの課題を解決するために、自社の業務データを活用した検証環境の整備が必要です。