総務担当者の重要性と業務の実態を探る！

企業や団体での“総務担当者”は、社内のさまざまな業務を統括し、"縁の下の力持ち"と称される存在です。しかし、その具体的な業務内容を理解している人は少ないのが現実です。総務担当者がどのような業務を行っているのか、そしてその業務に対する意見や要望を探るため、株式会社エコー・システムが実施した大規模な調査の結果を見ていきましょう。

総務担当者の業務内容は意外と多岐にわたる！

今回の調査によると、最も多く挙げられた業務内容は「電話・メール応対」で47.8％、次いで「労務管理」が41.7％という結果が得られました。これに続いて来客応対（41.4％）、勤怠管理（41.2％）、給与計算（39.6％）と、いずれも重要な業務が羅列されており、特に勤怠管理や給与計算を行う総務担当者も多いことが伺えます。

さらに、経費精算（35.3％）や社会保険関係手続き（34.4％）といった煩雑な業務も含まれており、総務担当者の業務の幅広さがうかがえます。これらの業務は、企業の日々の運営に欠かせないものでしょう。

意外な業務に驚きの声！

また、調査において「意外な業務」を尋ねたところ、CADソフトを用いた図面の作成や、社長のペットの世話、果ては屋上の鳩フン掃除まで、多岐にわたる業務が報告されました。このように、総務担当者は実に多才であり、“マルチプレーヤー”として様々な業務をこなしていることが明らかになりました。

業務量に対する不満も浮上

一方で、業務量についての不満も多く寄せられています。「かなり多い」と答えた方が20％、「やや多い」と答えた方が39.7％との結果が出ており、実に6割近くの総務担当者が業務量の多さに悩んでいることがわかります。これらの結果からは、業務の分担や効率化が求められていることが読み取れます。

特に減らしたい業務としては、上位に「電話・メール応対（29.1％）」や「勤怠管理（25.0％）」などがランクインしており、日常的に頻繁に行う業務であるだけに、煩雑さを感じているようです。

お弁当発注業務はどのように効率化できるか？

最近では、従業員のためのお弁当発注業務が特に注目されています。この業務は、従業員からの注文を集計し、ミスを防ぎながら適切な数量を給食業者に発注するという、煩雑で手間のかかる作業です。

調査によれば、お弁当発注での大変なことで最も多く挙げられたのは「注文数の集計（45.0％）」で、続いて「誰が何を注文したかの把握（35.6％）」や「注文内容の訂正・変更（30.9％）」などが挙げられました。特に、注文ミスが発生した際の対処が大変で、従業員からのクレームも発生するため、業務の見直しが求められるでしょう。

ただ、システマティックな発注管理システムが導入されれば、業務効率は格段にアップすると考える総務担当者が多く、6割以上の方がその可能性を信じています。特に、従業員が直接注文できる機能や、集計作業の簡略化が求められています。

まとめ

今回の調査から、総務担当者の本業務が多様であること、同時に業務量が多く負担が大きい現実が浮き彫りとなりました。特にお弁当発注業務には煩雑さが目立ちますが、それを解消するための効率的なシステムの導入が強く求められています。企業にとって、総務業務が円滑に進むことは大きな利益につながるため、ぜひとも今後の業務効率化を図りたいところです。お弁当注文管理システム『お弁当たのみませんか～？』は、その一助として期待される存在です。今後も、総務担当者の業務改善を応援していく必要があります。