新たな入退館履歴管理機能を搭載したMOT受付システムの登場

新たな入退館履歴管理システムの登場

企業のセキュリティ対策において、来訪者管理の重要性が今まで以上に高まっています。特に情報漏えいや不正アクセスのリスクが増加する中で、企業は「誰が」「いつ」「どこに」という出入りの記録をしっかりと行う必要があります。この背景の中、株式会社バルテックが提供するMOT受付システムに新たに「入退館履歴管理機能」が追加されました。

MOT受付システムとは?

MOT受付システムは、タブレットを使用して来訪者の受付や社員の勤怠管理を自動化するシステムです。このシステムは、受付の業務をタブレットで効率化し、アポイントを取っている社員との直接通話が可能になるため、取次業務を廃止することができます。この機能があれば、来訪者対応も迅速かつ温かみのあるものになります。

新機能の誕生背景

情報漏えいや不正アクセスを防ぐために、「入館から退館までの流れを一元管理したい」という現場の声が多く寄せられました。従来の紙ベースや口頭による管理に限界を感じている企業が多く、デジタル化による可視化と証跡管理の必要性が迫られていたのです。さらに、ISOやISMS、個人情報保護法などの観点から、入退館履歴の正確な管理は企業にとって避けては通れない課題でした。

これを受けて、MOT受付システムは入退館のプロセスを管理できるシステムを構想し、入館時および退館時の履歴を自動で記録する機能を追加しました。これにより、企業は高いセキュリティと共に業務効率も向上させることが可能となります。

入退館履歴管理機能の基本概要

新たに追加されたこの機能では、受付端末で来訪者が受付を行った時点で自動的に「入館時間」が記録されます。退館時には、指定された端末について、操作を行うことで「退館時間」が記録されます。また、記録されたデータはリアルタイムでクラウド上から確認・管理することができます。

具体的な流れ

1. 来社予約登録: 施設予約システムから来訪者と会議室を予約。

2. メール受信: 予約時に来訪者へメールを送信。

3. 来社: 来社時、受付タブレットから二次元コードを選択。

4. 二次元コード認証（入館）: 二次元コードを認証し、入館リストが自動作成。担当者の内線に直接つながり、訪問が通知される。

5. 二次元コード認証（退館）: 退館時も二次元コードを認証し、退館時間を自動で記録。

6. 入退館履歴: 管理画面から入館・退館の履歴を簡単に閲覧できる。

MOT/TEL（モッテル）と連携

MOT受付システムでは、クラウド電話「MOT/TEL（モッテル）」も併せて利用可能です。このサービスはインターネットを介し、電話機能を提供するクラウド型のシステムで、社員間の内線や外線も利用できるため、企業の業務効率化に寄与します。従来のビジネスフォンの機能に加え、テレワーク環境でも柔軟に対応できるため、多様な働き方に対応した電話環境が実現します。

企業情報

株式会社バルテックは1993年に設立され、ICT機器やソフトウェアの開発・製造・管理を行っています。本社は東京都新宿区に位置し、業務の効率化とセキュリティ強化を目的とした革新的なソリューションを提供しています。詳細はこちらで確認できます。

拡大し続ける企業のニーズに応える新たなサービス、MOT受付システムの導入をご検討してみてはいかがでしょうか。