フリーアドレス化の導入企業に迫る電話対応の課題

近年、多くの企業が働き方改革の一環として、フリーアドレスを導入しています。これは、オフィスのスペースを有効活用し、社員同士のコミュニケーションを活性化するための取り組みとして評価されています。しかしながら、フリーアドレス化による電話対応の変化が、多くの企業に新たな課題をもたらしていることが明らかになっています。

フリーアドレス導入の現状

フリーアドレスを導入した企業の56%が業務効率化を目的としていると回答しています。また、後に続く理由として、オフィスのスペースコスト削減や社員同士のコミュニケーション促進が挙げられます。しかし、固定電話のない環境において、スムーズな電話対応が難しくなるという実態も見逃せません。

ある中小企業の経営者は、電話対応を個人の携帯電話に転送する手法を採用したと話しています。これは、フリーアドレス化に伴い、部署ごとの固定電話がなくなり、各社員がどこにいるか把握しにくくなるための対策です。

電話対応の不便さ

調査結果によると、フリーアドレス導入後には通話料の増加や折り返し対応の増加に悩む企業が多いことが分かりました。特に、通話料が高くなったと回答した人は37.6%に達しています。自席がなくなったことで、電話を受けても誰がどこにいるのか探す手間がかかり、業務効率に逆行しているのではないかとの懸念が高まっています。

また、「折り返しが多くなった」と回答した34.6%の企業は、電話の取り次ぎがスムーズにいかないため、結果的に業務負担が増えていると語っています。

電話システムの変更

フリーアドレスを導入した企業の93%が、電話のシステムや運用方法を変更したと答えています。ボイスワープやクラウドPBXの導入が多く見られましたが、依然として折り返し対応が基本になっている企業も存在します。この傾向から、フリーアドレスに対する理解と適応がいかに重要であるかが浮かび上がります。

クラウドPBXの認知度と利用状況

フリーアドレス化に合わせた電話対応策として、クラウドPBXが注目されています。しかし、約4割の経営者がその存在を知らなかったり、情報収集段階であることが判明しました。企業が新技術を導入する際の情報不足は、デジタルシフトの妨げになりかねません。

課題解決のための提案

フリーアドレス化の結果、業務効率化を目指して導入したはずの制度が、新たな負担を生むという本末転倒な結果を招いています。このような問題を解決するためには、各企業が改善策を立てる必要があります。具体的には、より効率的な電話の取り次ぎ方法や、専門システムの導入を検討することが求められます。

まとめ

フリーアドレスの電話環境を改善するために、企業はRemoTEL®（リモテル®）のようなクラウド型ビジネスフォンサービスを積極的に導入することを検討すべきです。このサービスは、固定電話の設置なしに利用可能で、必要なときにネット環境があればどこでも電話が使える利便性を提供しています。

RemoTEL®の導入により、フリーアドレスの導入による電絡の課題解消が期待できるでしょう。