横須賀市がBtoBプラットフォームで業務のデジタル化を加速

横須賀市が進めるデジタルガバメント

神奈川県横須賀市が、株式会社インフォマートの提供する「BtoBプラットフォーム」を活用し、見積から支払いまでの業務プロセスをデジタル化しました。これは、業務効率化を目指す動きの一環です。

導入背景

横須賀市では「スマートシティの推進」や「生成AIのさらなる活用」を掲げ、デジタル技術を駆使して市民サービスの向上を図ろうとしています。しかし、その実現には庁内の業務フローを見直す必要がありました。特に、3,000社に及ぶ業者との日々の契約や取引を管理する中で、多くの紙書類を扱うことが業務負担を増加させていました。

市は2020年から電子請求システムの導入を検討し、2024年12月に「BtoBプラットフォーム請求書」「BtoBプラットフォーム契約書」「BtoBプラットフォーム TRADE」を導入しました。これにより、書類のペーパーレス化と業務効率の向上を期待しています。

課題と変革

導入前、横須賀市には様々な課題がありました。請求書や契約書の処理は手間がかかり、郵送やファックス、メールなど多様な方法でやり取りしていたため、個々に対応する必要がありました。特に、請求書の数は年間約4万通にも上り、部署ごとの運用は統一されていない状態でした。この混乱は業務の効率化を妨げていました。

「BtoBプラットフォーム」を導入することで、請求プロセス全体をデジタル化し、業務の標準化に寄与しています。具体的には、請求書のデジタル化により時間や手間を大幅に削減し、ペーパーレス化も実現しました。さらに、請求フローの可視化が進み、各工程での問題点を把握しやすくなっています。

導入の決め手

「BtoBプラットフォーム請求書」の選定理由の一つには、請求プロセス全体をカバーする機能性が挙げられます。既存の財務会計システムと連携することで、ワンストップでのデジタル化が可能となり、業務の効率を大幅に向上させることができました。さらに、全国で約114万社がこのプラットフォームを利用しているという実績が大きな安心材料となりました。

成果と未来への展望

導入からの成果として、業務時間の削減やペーパーレス化が顕著に表れました。特に請求業務では、支払通知機能の活用により、部門ごとの支払いを集約化し、コストも削減されています。最も重要な成果として、各部署の業務が標準化されたことで、潜在的な課題が見える化できた点が挙げられます。

今後は「BtoBプラットフォーム契約書」の利用拡大を図っていく予定ですが、導入は手段であり、最終的な目標はデータの一元管理を行ない、取引の透明性を確保することです。こうした取り組みを通じて、横須賀市の行政運営をさらに効率化し、市民サービスの向上を持続的に図ることを目指しています。