カワタキコーポレーションの業務効率化を実現したSPIRALの導入事例

カワタキコーポレーションの業務効率化を実現

カワタキコーポレーションは、全国に9拠点を持つ生協の商品卸業と物流業を専門とする企業です。約1,600人の従業員を雇用している同社は、長年にわたり従業員関連の書類業務を紙ベースで行っていました。この方式では、従業員との書類のやり取りや給与明細の発行が非常に時間とコストを要し、特に総務課には大きな負担がかかっていました。

課題の背景

毎月の給与明細の印刷や仕分け、発送といった作業は3人の担当者が約9時間もかけて行っており、これは人事・総務部門の業務効率を著しく低下させる要因となっていました。さらに、雇用契約の更新や入退社手続きにおいても、年間6,000枚以上の紙書類が必要で、従業員にとっても負担が大きいものでした。加えて、印刷費や郵送費、書類提出の催促など、業務負荷を軽減する必要性が高まっていました。

SPIRALの導入

こうした課題を解決するため、カワタキコーポレーションは人事・総務業務のWeb化を決断しました。導入先として選ばれたのは、スパイラル株式会社のローコード開発プラットフォーム「SPIRAL ver.1」です。このプラットフォームで「従業員ポータル」を構築することにより、必要な機能を段階的に実装していきました。

従業員ポータルの実装

1. Web電子給与明細: 従業員は自身の給与明細をマイページから閲覧できるようになり、源泉徴収票もオンラインで発行されるようになりました。災害時には安否確認のメールも配信されます。
2. Web雇用契約書: 以前はExcelで管理していた雇用契約書がデジタル化され、マイページから承諾できるようになりました。これにより、書類の記入や捺印が不要となり、業務負担が軽減されました。
3. 書類添付システム: 新たに従業員が入社時の書類をスマートフォンで撮影し、マイページに簡単に提出できるシステムが導入されました。これにより、提出後の通知も自動で行われるため、総務課の作業効率が大幅に向上しました。

導入後の効果

1. 業務効率の改善: 従業員ポータルを通じたWeb化により、関連業務がほぼゼロに近づき、担当者の負担が劇的に軽減されました。特に、給与明細や雇用契約書のオンライン化は、従業員の時間と労力を大幅に削減しました。
2. 利便性の向上: 従業員はマイページからいつでも必要な情報にアクセスできるようになり、業務が迅速に進むようになりました。これは彼らの仕事の満足度にも寄与しています。
3. 無理のないDXの実現: 段階的なWeb化により、現場の状況を考慮した無理のないデジタルトランスフォーメーションを進めることができました。