100年以上の歴史を誇る山岩が請求業務を5分で完了する秘訣とは

創業から100年以上を迎えた株式会社山岩は、大阪市中央卸売市場を拠点に、関西一円の小売店に青果を卸売りしている老舗企業です。取引先はスーパーマーケットや百貨店、更には街の果物屋など、約50～70社に上ります。しかし、そんな山岩が抱える請求業務の問題は、彼らの成長を妨げていたのです。

従来の請求業務の苦労

月ごとに何度も請求書を発行しなければならない山岩では、特に月末には200枚以上の請求書が必要になることが頻繁でした。請求書は販売管理システムから簡単に印刷できますが、その後の封入作業や郵送には多くの時間と手間がかかっていました。午後2時頃から始まる金額の合算確認や、封入の際のダブルチェックは、業務を複雑にしていました。もともと請求書発行業務に時間がかかり、作業には2～3人を要し、1～1.5時間もかかっていたのです。

デジタル化への転換

そんな中で、業務の効率化を図るための新たな選択肢として「BtoBプラットフォーム請求書」の導入が決定されました。このサービスは、請求書の発行だけでなく、受け取りや支払い金額の通知まで、幅広くデジタル化を可能にするものでした。そして、このシステムの導入は決してハードルが高くなかったのも選定のポイントです。

導入の成果

このシステムを導入した結果、驚くことに90%を超える取引先が電子請求書を利用するようになりました。従来の確認や印刷作業は大幅に短縮され、今では請求書データのアップロード、確認、送信を1人で5～10分で完了できるようになったのです。物理的な封筒や紙の購入も減り、経費も大幅に削減されました。また、業務負担が軽減されたことで、従業員からは「精神的に楽になった」との声も上がりました。

新たなビジネスチャンス

デジタル化によって生まれた時間は、これまで後回しにされていた大口取引先のWeb入力業務に注ぎ込むことができるようになりました。取引先の専用サイトに日々の納品内容を入力する仕事もスムーズに行えるようになり、業務の円滑化に繋がっています。さらには、新規取引先に対するアプローチもデジタル化を前提に進めることで、業務効率の向上が期待されます。