業務効率化が求められる中での社外ファイル共有事情

近年、企業におけるデジタルトランスフォーメーション（DX）が進む中、株式会社Fleekdriveは社外へのファイル共有業務を支える会社員を対象に、実態調査を行いました。調査の結果、社外とのファイル共有プロセスにおける課題と、自動化への期待が浮き彫りになりました。

調査の背景

情報漏洩事件の増加や、PPAP廃止に伴い、企業のファイル共有に関するセキュリティ管理が強化されている昨今。しかし、現場の混乱はセキュリティだけではありません。各社の異なる商慣習やルールへの適応、そして個人に依存した業務フローが複合的に影響し、「安全かつ効率的なファイル共有」が実現できていないケースが目立っています。この現状を受け、Fleekdriveはファイル共有に関わる会社員への調査を実施しました。

調査結果サマリー

調査の結果、以下のような重要な点が明らかになりました：

- 社外とのファイル共有を行っている会社員の大半が、業務で「週に数回以上」社外とファイルを共有している。
- 最も一般的なファイル共有方法として「メール」が挙げられ、その次には「クラウドストレージ」が続く。
- 社外ファイル共有における手作業やアナログルールの上位には、パスワード設定やメールの目視チェックが含まれ、多くのミスが発生している。
- 8割弱の会社員が「社外とのファイル共有プロセス全体」の自動化の必要性を感じ、業務改善の一環として期待を寄せている。

この結果から、社外ファイル共有の業務においてアナログな手法や非効率な手続きがもたらすリスクが浮き彫りとなっています。

社外ファイル共有の頻度と使用方法

実際の調査データによると、社外とのファイル共有頻度については、

- 「月に数回」が29.3%、
- 「週に数回」が26.9%、
- 「毎日」が14.5%、
- 「1日に複数回」が11.8%となっており、全体の53.2%は週に数回以上のファイル共有を行っています。

ファイルを共有する際に使用される手段では、メールが44.4%と最も多く、次いでクラウドストレージが27.5%という結果が出ています。このことから、メールが社外ファイル共有の主流手段であることが確認できました。

課題としての手作業

調査では、社外とのファイル共有における手作業やアナログルールについても触れています。

- 最も多かったのは「ファイルのパスワード設定とパスワードの別送」で34.7%を占め、
- 次いで「宛先や送信ファイルの目視チェック」が33.5%、
- 「ファイルのPDF化やフォーマット変換」が32.3%と続いています。

これらの手作業が取り入れられている結果、多くの会社員が誤送信やミスを経験しているのが現実です。

自動化の必要性

調査結果によれば、DX投資や業務改善において社外とのファイル共有プロセス全体の自動化に必要性を感じているという回答が約76%に達しました。特に、業務の自動化による業務時間の削減が期待されており、全体の8割以上が業務時間の削減効果が見込めると考えています。

まとめ

この調査から、社外へのファイル共有を通じた業務の現状とその課題が見えてきました。Fleekdriveの提供するサービスが、このファイル共有業務の効率化の一助となることは間違いありません。また、デジタル化が進む中で、今後の市場環境において安全で効率的なファイル共有を見込んでいる企業にとっては自動化は必須であり、その実現に向けての取り組みが求められています。