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ハウスメイトマネジメントが退去立会いのオンライン化を実現

株式会社ハウスメイトマネジメントが、西日本に位置する全11支店での退去立会いの予約受付をオンライン化しました。この取り組みは、株式会社リザーブリンクが提供する予約管理システム『ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）』を導入することで実現しました。

予約管理システムの役割とは？

予約管理システムとは、Webを通じて予約の受付、変更、キャンセルを一元管理できる仕組みを指します。このシステムを導入することで、顧客の情報や過去の対応内容を事前に把握しやすくなり、効率的なオペレーションが可能になります。特に電話対応や窓口業務において、事前予約を利用することで顧客への対応が迅速化し、全体の業務の効率向上が期待されます。

従来の電話予約の課題

不動産業界では、賃貸住宅の退去立会いにおいて電話やFAXによる予約受付が主流です。ハウスメイトマネジメントでも、退去自体のオンライン化は進んでいましたが、立会い予約の受付は電話とFAXに依存していました。これにより、入居者や社内での手間が増えていました。特に、西日本エリアでは、立会い専門の部署がなく、担当者が各地を移動しながら業務を進めるため、日程調整が複雑でした。

ChoiceRESERVEの導入理由

ChoiceRESERVEを選択した理由の一つは、複雑な業務フローに柔軟に対応できる点です。西日本エリアでは、担当者ごとに担当するエリアや移動時間、スケジュールが異なるため、単純な予約システムでは対応が難しかったのです。ChoiceRESERVEは、支店ごとにアカウントを作成し、各担当者に合わせた予約枠を設計できるため、実態に即した運用が可能となりました。

導入後の効果

電話対応の削減

ChoiceRESERVEの導入後、月末の繁忙期に集中しがちだった電話対応が大幅に減少しました。特に、オンライン予約を利用する個人顧客が3割以上に達し、現役世代からの利用率が高まっています。これによって、担当者は重要な業務に集中できるようになりました。

立会い品質の向上

予約時に事前アンケートを導入したことにより、「ペット飼育の有無」や「喫煙の有無」など、立会いに必要な情報を確実に取得できるようになりました。この情報を事前に把握することで、担当者は適切な準備を行い、立会いの質が向上しました。

ノーショーの削減

リマインドメールの送信機能を活用することで、入居者による「うっかり忘れ」によるノーショーが減少しました。この事により現場でのストレスも軽減されています。

属人化の抑止

担当者個人ではなく「エリア」で予約を受け付ける仕組みを採用することで、担当者の異動があっても入居者側には影響がなく、持続可能な運用体制が確立されました。

ChoiceRESERVEについて

ChoiceRESERVEはリザーブリンクが提供するSaaS型の予約管理システムです。業界や業種を問わず、200以上の機能から必要なものを選択し、独自の予約サイトを構築することができます。これにより、業務の効率化と質の高い顧客体験の創出が支援されています。

• - サービスサイト：ChoiceRESERVE
• - 導入事例ページ：ハウスメイトマネジメント事例

会社概要

• - 会社名: 株式会社リザーブリンク（Reservelink, Inc.）
• - 所在地: 東京都港区南青山1-1-1 新青山ビル
• - 代表者: 代表取締役 井出 勝彦
• - URL: リザーブリンク

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