DX推進の陰に潜む業務の複雑化と解決への道

DXの推進とその落とし穴

デジタル・トランスフォーメーション（DX）の進展が叫ばれる中、ビジネス向けクラウドサービスを提供するトヨクモ株式会社は、kintoneと電子契約サービスの併用における業務の複雑化という新たな問題に光を当てています。最近行われた調査では、106名の企業担当者が調査対象となり、彼らが抱える課題が明らかになりました。

調査結果から見える現状

この調査によれば、DXが進む中でも、kintoneと電子契約サービスの連携がなされていない企業が多く存在しており、その結果として業務の複雑さが増していることが判明しました。約40%の担当者が、情報の二重確認を強いられ、さらに23.6%が不安を抱きながら手動でExcelを使用して管理していることが明らかになっています。

生産性のパラドックス

調査の導入部では、特に興味深い事実が示されています。電子契約を導入している企業でも、39.6%の担当者がkintoneと電子契約サービスの両方を確認する「二重チェック」を強いられています。この状況は、効率化を目指したはずの業務がかえって複雑化している現実を示しており、業務の生産性を脅かす要因となっています。

DXの落とし穴

さらに、システムの連携不足により、4人に1人が「Excelでの手動管理」を取り入れているという驚きの結果もありました。これは、DXの逆行を意味し、業務上の信頼性や効率を損なう原因となります。情報が孤立し、各担当者が異なる管理方法を用いることで、データの属人化や更新漏れが発生するリスクも高まっていると言えるでしょう。

法務リスクの顕在化

調査に参加した担当者の50.0%が、どのデータが最新かわからないというストレスを抱えていることも特筆すべき点です。このような状況では、誤った情報に基づいて業務を進める危険性があるため、法務リスクの高まりにつながります。

データの整合性とその必要性

契約業務の現場では、契約情報の分散が大きな問題として浮上しています。業務プロセスにおけるデータの整合性とは、企業の運営において非常に重要な要素であり、そこに無視できないコストが発生しています。システム間のデータの不整合が生じることで、業務が煩雑になり、ますます非効率的な運用を強いられているのです。

解決策へのステップ

トヨクモは、これらの課題を解決するために、kintoneと電子契約サービスとの連携を提案しています。特に、kintone連携サービスであるPrintCreatorなどのツールを活用し、情報を「つなぐ」ことで、業務の効率化を達成することが可能です。契約書の生成から締結までを一貫して行うことで、確認作業を減らし、業務の生産性を向上させることが期待されています。これにより、現場の負担を軽減し、スタッフがより創造的なタスクに集中できるような環境を提供することが目指されています。

トヨクモ社長のメッセージ

トヨクモの代表取締役社長、山本裕次氏は、本調査の結果が示す現場の苦境について言及し、「便利なはずのツールが連携されていなければ、デジタルの利点を活かせず、逆に業務の負担になる」と警鐘を鳴らしています。彼は、これらの問題を解決し、皆様を非効率な業務から解放することが、トヨクモの使命であると強調しています。