流通経済大学がX-point導入で稟議申請を電子化、業務効率化を実現

流通経済大学がワークフローシステム「X-point」を導入

流通経済大学では、2018年7月に大規模な事務組織の見直しが行われ、その結果、特に役職者のマネジメントが両キャンパス間で必要となりました。この変更に伴い、従来の紙ベースの稟議書の回付方式は、時間がかかり効率が悪いことが明らかになりました。特に、稟議書の承認プロセスが数多くの役職者を経る必要があったため、起案から決裁までの期間は約2週間に及ぶことも珍しくありませんでした。

紙からデジタルへ

この問題の解決策として選ばれたのがワークフローシステム「X-point」です。X-pointは、あらゆるオフィスワークを電子化し、申請や手続きの負担を軽減するツールです。既存の紙文書やメールでの申請を、パソコンやスマートフォンから直感的に行うことができるため、業務プロセスの効率化が期待されます。

X-pointのメリット

X-pointの導入により、流通経済大学では稟議申請の手続きが迅速になり、承認までの時間を大幅に短縮することが可能となりました。これまでの紙の文書がもたらしていた煩雑さがなくなり、業務の透明性も向上しました。各キャンパス間の情報共有も円滑に行われ、役職者が迅速に意思決定を行える環境が整備されました。

具体的には、X-pointを用いることで、立案者が申請フォームに必要な情報を入力するだけで、各役職者への通知が自動で行われます。これにより、ドラフトのやり取りや印刷、手渡しに伴う時間が節約され、結果的に業務全体のスピードアップが図られました。

株式会社エイトレッドの取り組み

X-pointの開発を手掛けたのは株式会社エイトレッドです。エイトレッドは、稟議書や経費精算、総務・人事の各種手続きに対応したワークフローシステムを提供しており、3,000社以上の企業や教育機関、地方自治体などに導入されています。その実績を背景に、流通経済大学でもスムーズな導入と運用が行われました。

エイトレッドの企業理念は、業務の効率化と働き方改革を推進することです。X-pointの利用により、流通経済大学が組織全体の働き方を変革し、さらに一歩進んだ教育環境の整備が期待されます。

今後の展望

流通経済大学のX-point導入は、ただ単に申請業務を電子化するだけでなく、教育機関としてのデジタル化の潮流を引き寄せる重要な一歩となりました。今後、より多くの業務がデジタル化され、地域の教育や研究の発展につながることが期待されています。さらに、教職員の働き方改革にも寄与し、大学全体の生産性向上へとつながるでしょう。

流通経済大学がこの新しいワークフローシステムを最大限活用し、今後どのような成果を上げていくのか、その動向に注目が集まります。