アクセス・ジャパンスポーツクラブ柳川が業務効率化に成功した背景とは

業務効率化の新たな扉を開く

福岡県柳川市にある「アクセス・ジャパンスポーツクラブ柳川」は、900名以上の会員を抱えるスイミング・フィットネスの複合施設です。この施設は最近、スクール管理システム・スコラプラスを導入し、業務の大幅な効率化に成功しました。これにより、従来の紙ベースの運用や電話対応が減り、運営がスムーズに進行するようになりました。

課題：業務負担の増加

導入前、このクラブでは主に電話と紙を使った運用が行われていました。しかし、申し込みや欠席の連絡が集中する夕方の時間帯には、電話が殺到し、フロント業務が逼迫していました。さらに、伝言メモや出欠表などの紙による情報共有は、確認漏れや伝達ミスの温床となっていました。また、3つの店舗および複数の銀行からのデータ集約という請求業務の手間も大きな課題でした。

スコラプラス導入の理由

このような状況を改善するために、同クラブは複数のシステムを比較検討。その結果、スコラプラスを選定しました。その理由として、業界内での普及率の高さや、現場スタッフが簡単に習得できる直感的な操作性、さらには手頃な月額費用が挙げられています。これにより、同施設は人手を最小限に抑えつつ、安定した運営を実現できる体制を整えました。

導入後の変化

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1. 請求業務の効率化
以前は請求データを作成するのに4〜5時間を要していましたが、スコラプラスの導入によりたった40分で完了するようになりました。クラウド上でデータが管理され、フロッピーディスク式の運用も解消され、データ破損のリスクも低減しました。
2. 電話対応の削減
スコラプラスのアプリを活用することで、欠席や振替、バス変更の連絡がアプリで完結。夕方の電話がほぼゼロになり、スタッフが会員の対応に集中できる環境が整いました。
3. コーチの事務作業の軽減
進級テストの結果をプールサイドでタブレットを使って入力できるようになり、事務所に戻ってからの転記作業が不要になりました。これにより、コーチたちは指導にしっかり集中できるようになったのです。
4. 安全管理の強化
ICカードでの入退館管理により、子どもの入館状況をリアルタイムで把握できるようになりました。さらに、保護者向けの自動通知も導入し、双方に安心感をもたらしました。
5. バス運行管理の効率化
約300名のバス利用者情報がアプリ経由で自動更新され、手書き転記によるミスが防がれています。特に、置き去り事故の防止に貢献しています。

スタッフの声

施設の管理者やスタッフは、スコラプラス導入による業務改善を実感しています。支配人の高山直也氏は、「事務作業が効率化すれば、フロント業務を1人でやっていける可能性がある」と語りました。フロントスタッフの高山美香氏は、「負担が50〜60%減り、会員とのコミュニケーションが増え、仕事が楽しくなった」と明かしています。

最後に、同クラブでは今後、フィットネス利用者向けに24時間アクセスできるWEB入会の導入も検討中です。フロントの対応時間に左右されない入会プロセスの実現を目指し、さらなる運営効率化を追求していくとのことです。導入背景や変化についての詳細なインタビュー記事は、こちらからご覧いただけます。

「アクセス・ジャパンスポーツクラブ柳川」は、福岡県柳川市に所在し、地域密着で様々なプログラムを提供しており、今後の展開にも期待が寄せられています。公式サイトはこちら。