クラスメソッド社が『クラウドメール室』を導入し業務効率を大幅改善

クラスメソッドが『クラウドメール室』を導入した背景とその効果

クラスメソッド株式会社は、新型コロナウイルスの影響を受けて、リモートワーク環境の整備に迫られました。COVID-19の拡大に伴い、従業員の出社が制限される中、郵便物の処理が大きな課題となっていました。以前であれば、郵便物の対応のために週に数回は社員がオフィスに出社する必要がありましたが、リモートワーク推進により、そのような対応が困難となり、リードタイムが長引き、特定のメンバーに業務が集中する事態が発生しました。

このような状況から、クラスメソッドは郵便物を効率的に管理し、迅速に対応するために『クラウドメール室』の導入に着手しました。『クラウドメール室』を利用することで、郵便物の管理業務を効率化し、従業員の属人化を解消することができると考えました。具体的には、PDF化された書類を事前に確認できるようにすることで、書類が手元に届くのを待たずに、必要な準備を進められるようにしました。

導入の目的

『クラウドメール室』の導入目的は、以下の通りです。

- リモート環境でも郵便物対応をスムーズに行う
- 業務の属人化を解消する
- 郵便物管理業務の工数を削減
- 書類をPDF化し、事前に確認できるようにすることで準備期間を確保

導入後の効果

リードタイムの短縮と属人化解消

『クラウドメール室』導入後、業務の進め方に大きな変化がありました。働き方の柔軟性が求められる中、PDF化された書類を事前に確認できるようになったことで、原本を待たずに内容確認や部署間の情報共有が可能になりました。特定のメンバーだけに業務が集中しないように転送先を柔軟に指定することができ、時短勤務をしている社員や休暇中のメンバーがいる場合でも容易に業務を引き継げるようになりました。これにより、チーム内の協力がスムーズになり、精神的な負担も軽減されました。

業務工数の削減

郵便物の受け取りからスキャン、仕分け、転送依頼にかかる作業工数は、導入後に月あたりおおよそ3時間削減されました。これにより、他の業務にリソースを集中できるようになり、全体の生産性が向上しました。

サポート体制の充実

導入を決めた要因として、トドケール社が提供する『クラウドメール室』の安定した稼働実績や、柔軟な転送設定が挙げられます。特にPDF化の機能は、以前の課題を解決する大きな要因となりました。また、導入時のサポートに対しても迅速で丁寧な対応があり、安心感を持って利用を開始することができました。

クラスメソッド株式会社について

クラスメソッド株式会社は、東京都港区に本社を構える企業で、多様な働き方を支える業務基盤の構築を目指しており、「クラウドメール室」を通じて社員間の業務フローを改善しています。これは、働き方改革の一環として、より効率的な業務の実現を目指して導入されたものです。

まとめ

『クラウドメール室』の導入は、クラスメソッド株式会社が直面していた郵便物管理の課題を解決し、リモートワーク環境下でもスムーズに業務を推進できる体制を整えることができる一手となりました。今後も、こうした Digitalisierung を進めることで、より柔軟で効率的な働き方が一般的になることを期待します。

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