AI-OCR「TaxSys」を活用した確定申告業務の効率化事例

## 導入背景
ミライエ税務会計事務所は東京都立川市に拠点を置く税務会計事務所です。この事務所は、確定申告シーズンに集中するデータ入力業務が大きな負担となっていました。特に、顧問を受けている多くのクライアントが証憑入力から始めなければならず、作業時間の大半をそれに割かなければならない状況でした。このため、同事務所では業務効率化ツールの導入を模索していました。

「データ入力が最も時間を消費していた業務であり、効率化を図ることが喫緊の課題でした。」とスタッフは語ります。事務所はスモールスタートを選択し、新しい業務効率化ツールを試す姿勢で最初の導入を行いました。月に数件の記帳業務からスタートし、すぐにその効果を実感することができた結果、より上位のプランへと移行しました。

導入後の活用方法

優れた業務プロセスを作るために、ミライエ税務会計事務所ではAI-OCRを利用した「TaxSys（タクシス）」を導入しました。このツールの導入後、事務所はスキャンとデータ入力の作業を分担し、シンプルな運用体制を構築しました。

具体的には、アルバイトスタッフが証憑をスキャンし、それを専門の担当者がTaxSysに取り込む流れを確立しました。これにより、例えば判断が必要な事案のみを後で確認する体制が生まれ、最終的なチェックは重複確認に集中できるようになりました。「初めのうちは正社員がフルタイムで対応していましたが、今ではアルバイトスタッフでも十分に処理できるようになりました。」と業務の効率化が進んだ様子が伺えます。

導入の効果

導入後、確定申告期の業務体制は格段に変化しました。正社員一人がフルタイムで行っていた業務を、アルバイト中心でも同等の処理量をこなせるようになり、正社員一名分の業務削減が実現しました。「これまで1日8時間かかっていた入力業務が、今では週2〜3日・1日5時間の運用で済むようになったのです。」実際、生産性向上の数値的な実績も出ています。

- 繁忙期でも余裕を持った運用が実現
- 入力作業時間の大幅な削減
- 作業速度の向上
- スタッフの負担軽減

活用の拡大

現在は確定申告業務を中心に運用しているものの、ミライエ税務会計事務所は今後、月次業務にもTaxSysを活用していく計画を立てています。「次のフェーズとして、月次業務にどう組み込むかが重要な課題です。」と今後の活用に注力する姿勢を見せています。AI自動振り分け機能や顧客のGoogleドライブとの連携も検討し、さらなる業務効率化が期待されています。

スタッフの評価

導入後、スタッフの反応も良く、「TaxSysがあって助かった」といった声が寄せられています。入力業務の負担軽減や分業体制の構築により、繁忙期の運営が安定しました。特に、ふるさと納税や医療費データの取り込み機能が大変好評で、作業負担を大きく軽減する効果があったと報告されています。「今までは手作業で多くの情報を入力していたが、データ取り込み機能によって時間を大きく削減できました。」と話しています。

TaxSysとは

TaxSys（タクシス）は、会計事務所が効率的に業務を進めるためのAI-OCR及びデータ連携ツールとして機能します。領収書の読み取りから、様々な会計ソフトへのデータ自動連携までのプロセスを効率化します。freeeやマネーフォワードなどのクラウド会計ソフトとも連携しており、業務の効率化と生産性向上に寄与しています。