JR九州エージェンシーがクラウド契約管理で業務効率化を実現

JR九州エージェンシーがクラウド契約管理システムを導入

近年、企業における契約書の管理は重要な業務となっており、その効率化が常に求められています。この度、JR九州エージェンシー株式会社（以下、JR九州エージェンシー）は、株式会社TOKIUM（以下、TOKIUM）が提供する契約管理クラウド「TOKIUM契約管理」を導入することが発表されました。

背景

JR九州エージェンシーは、JR九州のハウスエージェンシーとして幅広い広告業務を手掛ける総合広告代理店です。多様な広告メディアを取り扱うため、4,000件以上の契約書を管理しており、その大半が紙ベースでの管理でした。これにより、契約書を確認するたびに必要な書類を探す手間がかかり、業務の非効率が生じていました。

また、契約内容が法改正に準拠しているかどうかの確認作業には年間250時間もかかるという実情があり、この背景から電子化された契約書の導入が急務とされていました。

TOKIUM契約管理の選定理由

JR九州エージェンシーがTOKIUM契約管理を選んだ最大の理由は、契約書を送るだけでスキャン、データ化、原本保管を一括して代行してもらえる点です。この特徴により、紙の契約書管理に伴う手間を大きく軽減することができます。

データ化された契約書は全文検索が可能であり、大量の情報の中から必要な条文を速やかに確認できるようになります。さらに、AIによる自動抽出機能や契約の親子管理、フォルダ別の閲覧権限設定など、JR九州エージェンシーの運用に適合した柔軟な管理が可能となる点も評価されています。

期待される効果

TOKIUM契約管理を導入することにより、これまでにかかっていた契約書管理に要する工数を大幅に削減できる見込みです。具体的には、契約書の電子化によって、契約書の確認にかかる年間250時間の工数削減が期待されています。

また、反社条項の有無を即座に確認できるようになることで、組織全体のガバナンスの強化も期待されます。これにより、JR九州エージェンシーはより安全で効率的な運営が可能となります。

経営者のコメント

JR九州エージェンシーの経営企画部の課長、松本聡之氏は、「当社は約4,000件の契約書をほぼ全て紙で管理しており、必要な契約書を探すのに膨大な手間がかかっていました。TOKIUM契約管理は、紙の契約書を送るだけで電子化できるため、導入が非常にスムーズでした。今後はこのシステムを活用し、コンプライアンス面の確認体制も強化していく所存です」と述べています。