紙の名簿を超えた新しい受付システムの登場！「招待レセプション」でスムーズなイベント体験を実現

新たに登場した「招待レセプション」とは

株式会社RECEPTIONIST（東京都目黒区、橋本真里子代表）が、イベント受付を劇的に簡素化する「招待レセプション」を発表しました。このシステムは、アプリのインストールが不要で、ブラウザ上で全ての手続きを行えます。今後のイベント運営において、従来の紙の名簿を用いた受付方法から脱却するきっかけとなるでしょう。

「招待レセプション」の主な機能

このシステムでは、イベントの詳細情報を登録することから始まります。開催日時や会場名、受付時間などを設定し、続いて必要な招待人数に応じて招待枠を購入します。1名あたりの料金は95円から始まり、11名以上の招待が可能です。最も注目すべきは、ゲストの登録がCSVファイルからもできるため、手間を大幅に削減できる点です。QRコードが付与された招待メールが自動送信され、スマホのウォレット機能に対応しているため、ゲストはQRコードをスムーズに受付時に提示できます。

4つの簡単ステップで受付が完了

1. イベント情報の作成: タイトル、開催日時、会場名など必要な情報を登録します。
2. 招待枠の購入: 必要な人数分の招待枠を購入します（10名までは無料）。
3. ゲストの招待: 個別またはCSV一括でゲストを登録し、QRコード付きの招待メールを送信します。
4. 当日の受付: QRコードを読み取るだけで受付が完了。QRが無い場合は手動で名前や会社名で検索できます。

導入の背景と課題の解決

多くの企業や学校で行われる小規模なイベントでは、未だに紙のゲストリストで受付を行うことが一般的です。しかし、これには多くの問題点があります。例えば、受付には時間がかかり、ゲストが行列に並ぶことが多いため、イベントの開始前からゲストの体験が損なわれてしまいます。また、リアルタイムで来場状況を把握しづらく、イベント終了後の集計作業が煩雑です。「招待レセプション」は、こうした課題を解決するために開発されました。受付の負担を軽減し、シームレスな experience を提供することが目的です。

実証効果が示す高い効率性

正式なリリース前に、RECEPTIONIST自社の全社懇親会で「招待レセプション」を使用し、効果を検証しました。事前のゲストリストのインポートだけで準備が完了し、1人当たりの受付時間が従来の約1/10に短縮されました。リアルタイムの受付状況把握が可能となったため、運営側もスムーズに対応できるようになりました。

このシステムを導入することで、受付業務の負担を軽減し、イベント参加者の体験を向上させる成果が実証されました。