郵便料金値上げを機に万誠社が請求書9割電子化を実現

萬誠社印刷株式会社では、最近、電子請求書システム「invox」を導入し、従来の紙ベースでの請求書郵送から99%削減された電子送付に成功しました。これは、郵便料金の値上げや、サービスの低下が原因で迅速な請求書送付が困難になったことに起因しています。

背景

長年にわたり、萬誠社は紙で請求書を印刷し、郵送する伝統的な方法を採用してきました。しかし、郵便料金の上昇や配達の遅延が増す中、請求書が遅れて届くことで業務に支障をきたしていました。これが請求書の電子化を検討する大きな契機となりました。

また、労働人口減少という社会問題も考慮し、業務を可能な限りデジタル化したいと考えていました。バックオフィス業務は3名で行っており、業務の効率化が求められていました。

invox導入の決定

電子請求書の導入に関しては、実際に5つのサービスを比較しました。その中で「invox」はコストパフォーマンスと料金体系の透明性に優れており、特に中小企業のニーズに合った選択肢でした。広告宣伝に過度な Marketing コストをかけている他のサービスと比較して、invoxは明確でリーズナブルな価格設定が好印象でした。

最初のミーティングでも、ユーザーの使いやすさを優先した真摯な対応が見受けられ、信頼関係が築かれる要因となりました。実際に導入後も、システムのアップデートでは、ユーザーの要望に基づいた新機能が追加されています。このように、顧客の声に耳を傾ける姿勢に共感を持ちました。

特に、この請求書サービスは、受取側のユーザーがIDやパスワードを必要とせず、簡単にメールで請求書を受け取れる点が魅力的でした。従来の煩雑な管理が不要になることで、導入の動機として大きな魅力を感じました。

サポートとユーザーインターフェース

導入時にはサポートパックを利用し、初期設定がスムーズに進む中で、もし疑問やトラブルがあれば、メールやチャットで迅速に対応されました。このスピーディなレスポンスは、長期的に利用するうえでの大きな安心材料となります。

UI（ユーザーインターフェース）に関しても、非常に直感的に設計されており、メニューを選ぶだけで請求書の作成や送信が完了します。これにより、難しい設定を必要とせず、日常業務に自然に組み込むことができました。

成果と今後の計画

invoxの導入によって、郵送していた請求書の9割が電子送付に切り替わりました。想定以上にお客様が電子請求書に適応してくださり、「導入して良かった」と実感しています。今後は鹿児島営業所にもinvoxを展開し、入金消込機能も活用することで、経理業務のさらなる自動化を目指しています。

さらに、見積りから製造、出荷、請求管理までの業務プロセスを一元管理できる基幹システムも刷新することを検討中です。これが実現すれば、部門間や拠点の情報がリアルタイムで連携し、業務効率は劇的に向上すると期待しています。

一気に多くの変革を行うことは避け、安定を確認しながらデジタル化を進める必要がありますが、着実に進めることで業務効率と顧客満足度の向上を実現していきたいと考えています。