FAX受注業務をAIで革新！河淳株式会社の自動化の取り組み

受注業務自動化の新しい扉を開いた河淳株式会社

近年、企業の業務効率化が求められる中、河淳株式会社はその一歩を踏み出しました。住宅設備を製造・販売する同社は、「route-D AI受注エージェント」を導入し、受注業務の自動化を実現しました。この取り組みは、月約10,000件ものFAX注文書を処理するにあたり、大きな役割を果たしています。

背景：手作業の厳しさ

河淳株式会社の営業内勤チームは、忙しい電話対応の合間にも新しい注文書が届き、常にその処理に追われていました。毎月約10,000件にもおよぶFAX注文書が、約10名の担当者によって手作業で基幹システムへ入力されていました。そのため、業務の効率化とともに精神的負担も大きな課題となっていました。特に、得意先ごとに異なる形式の注文書を処理する必要があり、自動化は長年の課題として意識されていました。

導入の決定要因

河淳が「route-D AI受注エージェント」の導入を決定する際に評価したのは、以下の3つのポイントです。

1. 過去データの一括学習: これにより、短期間で本番利用が可能になります。専任のコンシェルジュが全件解析し、AIに学習させることで、手間をかけずに迅速な業務利用が実現しました。
2. 一気通貫の自動化: 自社マスタや基幹システムとの連携により、受注入力プロセスが完全に自動化されました。これは、発注元や納品先の情報を組み合わせて効率よく処理するため、現行のシステムを維持しつつ運用を開始できるという利点があります。
3. エンタープライズ水準のセキュリティ: 機密性の高いデータを扱うため、ISO/IEC 27001（ISMS）認証を取得し、様々な観点からデータを保護しています。

導入の成果と今後の展望

このAI受注エージェントの導入からわずか1か月で、精度はなんと99.5%に達しました。具体的には、10件の注文書の受注登録がわずか2〜3分で完了します。この成果により、担当者の業務負担が劇的に軽減されただけでなく、今後は名古屋店を含む全国の拠点への展開が目指されています。

河淳株式会社はこのプロジェクトを通じて、生産性の向上や業務の属人化解消に向けて、さらなる取り組みを進めていく意向を示しています。また、route-Dも河淳の成長を支えるパートナーとして、引き続きサポートを提供します。

「route-D AI受注エージェント」とは

このAIエージェントは、受注関連の書類を迅速に処理することができるのが特徴で、ユーザーから高い評価を受けています。その主な機能は以下の通りです。

1. 設定不要のAI学習: どんな書類でも読み取る能力があり、専任コンシェルジュによる一括学習を通じて、業務ルールも自己学習します。
2. システムとの柔軟な連携: 行数や個数の制限がなく、さまざまな方式で社内システムにデータを登録可能です。
3. 高いセキュリティ基準: 優れたセキュリティにより、安心して機密情報を扱える体制が整えられています。