IT・情報通信業の文書管理に求められる基準は一元化と利便性

IT・情報通信業における文書管理実態調査の結果

株式会社Fleekdriveは、IT・情報通信業の会社員212名を対象に文書管理に関する実態調査を実施しました。近年、業務では様々な文書が扱われ、各種仕様書、設計書、議事録などが社内で散在しています。このような状況を踏まえ、調査結果を見ていきましょう。

調査背景

急速なデジタル化を迎えている中で、IT・情報通信業者は、効率的に文書を管理する必要性を感じています。しかし、文書の保管場所が増えており、社内ファイルサーバやクラウドストレージ、ビジネスチャット、個人PCにまで拡大しています。これにより、必要な文書がどこに保管されているのかさっぱり分からなくなることが多く、業務効率の低下を引き起こしているのです。

調査結果の概要

本調査では、業務文書の保管先として「社内ファイルサーバ」が57.5％その後にビジネスチャット、クラウドストレージ、個人PCが続きました。興味深いのは、業務文書が「2つ以上の場所・ツールに分散」しているという回答が75.0％に達したことです。これは、特殊な業務をこなすIT業界では特に顕著です。

迷いやすい文書の所在

調査において、84.9％の人々が「どこを探せばよいか迷う」という経験をしていると回答しました。古い文書を参照し、手戻りやトラブルを経験した割合は84.5％に達し、これは業務の進行に深刻な影響を及ぼしています。これらの意見から、文書の所在や最新情報を把握する仕組みが非常に重要であることがわかります。

文書管理を改善する基準

文書管理ツールに最も重要な基準として挙げられたのは「情報の一元管理」66.4％で、続いて「検索のしやすさ」が54.7％、「バージョン管理」が47.2％という結果でした。容量が重要とされたのはわずか16.0％であり、運用側はより効率よく情報を一元化したいと望んでいることがわかります。

文書管理の課題

調査から浮かび上がった問題や課題は、文書の所在不明や最新情報の確認が難しいことです。特に、前任者が退職や異動した後、必要な文書が見つからず困った経験者は8割を超えるという結果が示されました。これは、特定の担当者に文書が依存していることを意味しており、将来的な業務の効率に大きな影響を与えるでしょう。

まとめ

今回の調査結果は、IT・情報通信業における文書管理の重要性を改めて浮き彫りにしました。文書が散在していることは業務効率の低下につながり、正本の所在不明や最新版にたどりつけないままでは、業務の生産性を損ないます。文書管理は単なる保管ではなく、正本が一元的に管理され、必要な人が瞬時にアクセスできる環境を提供することが求められています。今後、Fleekdriveのようなツールは、業務文書の効率的な管理を実現するための重要な選択肢となるでしょう。