留学生の在籍管理を簡単に！SpeedVisaの新機能「Smart Check-In」レポート

留学生の在籍管理を簡単に！SpeedVisaの新機能「Smart Check-In」

留学生の受け入れ業務は、教育機関にとって非常に重要ですが、その管理には多くの手間がかかります。これまでExcelや紙媒体で管理されていた在籍状況を、タブレット端末を利用して効率的に行える新サービス「Smart Check-In」が、株式会社クスノキによって4月1日から始まりました。今回はこの新機能について詳しくご紹介します。

Smart Check-Inの背景と目的

SpeedVisaがこれまでに積み上げた実績を背景に、留学生情報のデジタル化が進められてきました。従来の在留申請手続きなどは多くの学校で手作業やアナログに行われており、これは管理の抜け漏れを引き起こす要因となっていました。また、最近の法律改正により、在留資格の更新不許可が学校に帰責性をもたらすことが明示され、教育機関は以前にも増して適切な在籍管理が求められています。
このような背景を受けて、Smart Check-Inは留学生の在籍状況をリアルタイムで把握できる新しい手段として開発されました。

Smart Check-Inの機能

Smart Check-Inの主な機能は以下の通りです：

1. 簡単なチェックインプロセス：留学生が窓口でタブレットを使って畴びなければならず、本人確認は在留カードをかざすだけで行われます。これにより、煩雑な手続きを製造する必要がなく、手軽に在籍確認ができるようになります。
2. シンプルな質問形式：管理に必要な質問は「はい／いいえ」の形式に絞られており、効率的です。窓口も混雑せずに済みます。
3. リアルタイムの管理画面：管理者は各留学生の最新のチェックイン日時や対応が必要な学生のリストをすぐに確認でき、迅速な対応が可能です。

このように、Smart Check-Inは、留学生の在籍管理をシンプルにしつつ、精度を高める役割を果たします。

法令遵守と学校の信頼性向上

Smart Check-Inは、文部科学省や入管庁の最新の通達に基づいて運用されます。これは、学校全体として法令遵守の証拠を整えることに繋がり、大学の信頼性を向上させる大きな要素です。業務の適正な運用は、留学生にとっても安心できる留学生活の基盤となるでしょう。

今後の展望と計画

教育機関は、定期的な報告をストレスなく行える体制を確保することが重要です。SpeedVisaは今後、SNSとの連携によるリマインド機能や、緊急連絡先への自動通知機能といった新機能を追加していく予定です。これにより、学校からのサポートをより受けやすくし、留学生と職員の両方が良好な環境を維持できるように努めていきます。