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新型コロナウイルスとデータ保全の重要性

新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の影響によって、私たちの生活や働き方が劇的に変わった2023年。企業や組織におけるデータ管理が新たな課題として浮き彫りになってきました。特に、データへの不正アクセスや流出が増加している中、データ保全の必要性がますます高まっています。

デジタル化の進展とデータ流出の脅威

近年、デジタル化の進展やビッグデータの利用が加速する中、企業が管理するデータの量は急上昇しています。その結果、不正アクセスやデータ流出のリスクも増大しています。日本においては記録管理やアーカイブ、情報セキュリティに対する意識が他国と比べて低いという指摘があり、特に災害が多い国内ではさらに組織がデータを護ることが難しくなっています。

コロナウイルスによるデータ管理の危機

新型コロナウイルスの影響で、企業は次のようなデータ管理に関する危機に直面しています。

1. 出社できない社員の増加

年度末にあたる2～3月は、企業がデータを整理する重要な時期です。しかし、多くの企業では社員の出社が困難となり、必要なデータ管理が行き届かない状況が生じています。特に、法改正による厳格なデータ管理を求められる中、削除されるべきでないデータが消失する恐れが増大しています。

2. 情報セキュリティ対策の遅れ

テレワークへの移行は急速に行われましたが、その結果、情報セキュリティ対策が不十分な状況も見受けられます。個人のPCを業務に使用することによるリスクが高まっています。

3. 取引先の倒産による危機

取引先に預けていたデータが流出する可能性や、倒産による影響が懸念されています。

4. 長期化する感染拡大によるリスク

新型コロナウイルスの感染が長引くことによって、地震や台風など他の災害が発生した場合、データ保全やサイバー攻撃のリスクも大きくなるでしょう。

提言：組織でのデータ保全対策

これらの危機を乗り越えるために、組織は以下の対策を実施すべきです。

1. 情報資産の洗い出しとリスク評価

重要な情報資産をリスト化し、リスクを評価することが必要です。デジタルデータの特定を行い、的確に対策を講じることが重要です。

2. デジタル化の推進

紙文書のデジタル化を進めることによって、テレワークの効率を向上させることが可能です。特に重要な文書を電子化し、データの管理を容易にすることが求められます。

3. クラウドサービスの活用

安全かつ便利なクラウドサービスを利用することで、データ管理をシンプルにし、セキュリティを強化できます。日本ではクラウドサービスの導入が遅れている現状があり、外部サービスの選択がカギとなります。

4. 外部委託の利用

自社での保全が難しい場合、外部の専門業者に委託することを考えるべきです。安全性や専門性の観点から、社内での管理よりも優れた結果を期待できます。

行政への要望

テレワークの導入と、その環境に対する自助努力だけでなく、行政にも支援を求めます。特に、情報セキュリティやデータ保全に関する対策を推進し、業界全体のデータ保全が進むことを期待しています。日本の直面するデータ管理の課題を解決するため、社会全体で取り組む必要があります。

まとめ

データは企業の重要な資産であり、今後ますますその重要性は高まっていくでしょう。「データ保全推進研究会」は、データ管理の支援を行い、組織のサポートを進めていく方針です。これからのデジタル社会において、安全で効率的なデータの保全を実現するため、一人一人が役割を持ち、行動することが求められます。

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