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大阪経済大学、DX・AI推進課の取り組み

大阪経済大学は、職員を中心にDX（デジタルトランスフォーメーション）やAIを活用した事務業務の改善に取り組む新たな部門、「DX・AI推進課」を設立しました。この取り組みは2025年5月から実施されることになりますが、その前段階として、2024年5月には職員による「事務DXチーム」が自発的に発足し、日々の業務の効率化に努めてきました。

自発的なチームによる革新

「事務DXチーム」は、新しいシステムを導入することなく、Microsoft365アプリやMicrosoft Copilotなど、既存のツールを活用して業務改善を進めてきました。これにより、職員は日常的に使い慣れたアプリケーションを通じて業務を効率化する手法を模索し、リアルタイムでそのプロセスを「note」上で発信しています。これが、他大学や他機関との学び合いを生むきっかけとなっているのです。

主な取り組み事例

具体的な取り組みとして、以下のようなプロジェクトが実施されています。

1. 「やってみようプロジェクト」
職員の声に基づき、課題に対する解決策やアイデアの実現を目指す活動。これにより、業務組織内の小さな課題や疑問を広く募集し、迅速に対応しています。

2. AIチャットボットの作成
学生からのよくある質問に対する自動応答のチャットボットを、Copilot Studioを利用して迅速に構築しました。これにより、学生サービスのレスポンスが大幅に向上しています。

3. AIを活用した議事録作成
Power AutomateとOneDriveを用いて、所定の様式に沿った議事録を自動生成するシステムを導入。特に会議体での業務効率を高めています。

4. 公文書処理のデジタル化
Microsoft Listsを活用し、紙を使った業務フローを電子化。これにより処理時間は従来の半分以下に短縮され、業務改善が図られました。

5. Teamsチャットの一斉送信法
標準機能で実現できないTeamsチャットの一斉送信方法をわかりやすく説明し、職員間のコミュニケーションを促進しています。

職員の声

「DXは特別なスキルを持つ特定の人間だけの領域ではなく、誰もが参加できるものです」と、職員の浅田直哉は語ります。「私たちは、分かりやすさと親しみやすさを大切にし、全職員が業務の改善に関与できる環境作りを目指しています。現場のニーズに応えつつ、DXを進めるために周囲との対話を大切にしています。」

このように、大阪経済大学は業務の効率化を推進するための新たな方針を確立し、今後もさらなる改善を目指していく姿勢を示しています。今後の活動は、他大学にとっても参考となり、より多くの教育機関における業務改善が進むことが期待されます。

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