社内FAQ活用は「充実している」企業わずか19％！ナレッジ管理SaaS「NotePM」調査結果が示す現状と課題

ナレッジマネジメント専門のITツール「NotePM」を提供する株式会社プロジェクト・モードが、国内企業に勤める経営者・会社員673名を対象に社内FAQの活用に関するアンケート調査を実施しました。調査結果によると、社内FAQは企業にとって重要なツールである一方で、多くの企業で活用が進んでいない現状が明らかになりました。

従業員規模が大きくなるとFAQの必要性が高まる

調査では、従業員規模が大きいほど、社内FAQの必要性を感じている企業が多いという結果が出ています。これは、従業員規模が大きくなると、情報共有の複雑化や属人化が進むため、FAQによる情報共有の重要性が増すためと考えられます。

情報共有における課題

しかし、多くの企業でFAQが十分に活用されていない現状があります。調査では、FAQがない、もしくは充実していない企業において、情報共有に関するさまざまな課題が明らかになりました。具体的には、口頭の情報共有による業務品質のばらつき、間違った対応によるトラブル発生、同じ質問の頻発による工数負担などが挙げられます。

FAQ整備の必要性は認識されているものの、取り組めていない理由が不明瞭

FAQ整備の必要性は認識されていても、実際に取り組めていない企業が多いことも明らかになりました。調査では、FAQが整備されていれば課題が解決すると感じている人は3人に1人いる一方で、取り組めていない理由として「わからない/特にない」という回答が多く見られました。

FAQが充実していても、活用に課題がある

FAQが充実している企業においても、活用に関する課題が見られました。具体的には、情報を探しにくい、読みづらい、情報が最新ではない、作成が大変で更新が滞っている、活用されず同じ質問が頻発するなどの課題が挙げられています。

使われる社内FAQを作るための無料セミナー開催

プロジェクト・モードでは、社内FAQの活用促進を支援するため、無料セミナーを開催しています。セミナーでは、使われる社内FAQを作るための4つのステップを紹介しています。

NotePMで検索性が高く、使いやすい社内FAQを構築

プロジェクト・モードが提供するナレッジ管理SaaS「NotePM」は、マニュアルやノウハウを簡単に投稿でき、強力な検索機能で欲しい情報をすぐに見つけられるサービスです。NotePMを活用することで、社内FAQの検索性、使いやすさを向上させることができます。

NotePM導入による効果

バラバラに散在しているストック情報を一元管理することで、「あの情報どこにある？」が解消されます。
マニュアル・手順書・ノウハウを残すことで、あの人しか知らないという属人化を防ぐことができます。
* 入社時の手続き方法、研修内容、引き継ぎ業務などをNotePMに残すことで、担当社員の負担や引き継ぎに要する時間を短縮できます。

今回の調査結果から、社内FAQは企業にとって重要なツールである一方で、活用にはさまざまな課題があることが明らかになりました。プロジェクト・モードは、NotePMを通じて、企業のFAQ活用を支援することで、業務効率化や情報共有の促進に貢献していきます。