UNIBIRD株式会社とRakuVisaの導入事例から見るビザ申請業務の効率化

UNIBIRD株式会社とRakuVisaの導入事例

本記事では、特定技能外国人の登録支援機関事業を加速するために、UNIBIRD株式会社が導入した「RakuVisa for TSK」の具体的な効果について紹介します。UNIBIRD株式会社は、日本企業の海外展開を支援する企業として、外国人材の紹介や支援事業を手がけています。その中での「RakuVisa」の導入は、特に効率を重視した業務改善に寄与しています。

UNIBIRD株式会社の抱えていた課題

RakuVisa導入前、UNIBIRDは頻繁に起こる法改正に伴う書類や運用ルールの変更、情報収集の非効率性に苦しんでいました。代表のエンピ・カンデル氏は次のように語ります。「法改正のたびに入管に問い合わせをし、手探りで情報を集めることが多かったです。また、支援対象者の情報はExcelで管理していて、チーム全体での共有が非効率でした。」

こうした状況は、特に業務のスピードが求められる中で大きな障害となっていました。情報を確認するために時間を要することが、業務のネックになっていたと、支援担当の林氏も同様に述べています。

RakuVisaによる業務効率の改善

RakuVisaの導入により、情報がクラウド上で一元管理できるようになり、業務効率が飛躍的に向上したとの評価が寄せられています。エンピ氏は、「支援業務に必要な情報を簡単に管理できるようにもなり、作業が格段に楽になりました」と述べています。実践担当の林氏は、初めてRakuVisaを触った際の直感的な操作性に感心したとのこと。「とても使いやすく、すぐに習得できました。」と絶賛しています。

特に、必要な書類をRakuVisa上で回収し、進捗も一目でわかるようになったことで、適切な支援業務が大いに向上したと述べています。特定技能の在留資格の管理においては、外国人、所属機関、支援機関、行政書士という多様なステークホルダーが関与するため、誰がどの部分を進めているのかが可視化される点は大きな利点です。

安心感を生むチャット機能と法令遵守

RakuVisaには、業務中に疑問が生じた際にチャット機能で即座に専門家に確認できる体制が整っています。これにより、業務運営に対する安心感が増し、特に「法律やルールに従って業務を進められる」という点での安心感も強調されています。エンピ氏は、「システムが常に最新の情報を反映してくれるので、依頼中の専門家にすぐに質問できるのは大きなメリットです」と語ります。

5月に新たにリリースされたオンライン定期面談機能も評価されており、これにより事前同意の取得、自動録画、クラウド保存といった機能が充実。人為的なミスによる録画漏れや保管忘れといった問題も解消されています。

今後の展望とRakuVisaの役割

UNIBIRD株式会社は、今後の外国人材支援におけるニーズ拡大を見越してRakuVisaのオンライン定期面談機能プランのアップグレードを考えています。「支援人数が増える中で、RakuVisaの機能が引き続き重要だと感じています」とエンピ氏が語るように、効率的な支援業務を維持するための強力なサポート体制が整っています。林氏も「限られた人員の中でも、RakuVisaを使えば適切に業務を遂行できるのが助かります」と、導入の効果を強調しています。

まとめ

今回のインタビューを通じて、RakuVisaが単なるビザ申請の支援ツールではなく、登録支援機関と密接に連携しながら特定技能人材の適切な管理と支援を実現する、強力なパートナーであることが再確認されました。今後もRakuVisaが業界の期待に応え続けられるよう、進化を重ねていくことを期待したいと思います。