芝浦工業大学がNotionで業務効率化を強化し教育の質を向上

芝浦工業大学の業務効率化への新たなステップ

芝浦工業大学は、教職員の事務作業を軽減し、教育の質を向上させることを目指して、コラボレーションソフトウェア「Notion」を導入しました。この新しい取り組みにより、大学全体の約700名の専任教職員が、業務依頼や申請、会議連絡などの事務作業を効率的に行える環境が整備されています。

業務効率化とDX推進プロジェクトの立ち上げ

芝浦工業大学は、ゼネラルマネジャー西勝清が率いるNotion Labs Japanと共に、業務効率化やデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進するプロジェクトを2023年2月に発足させました。このプロジェクトの主な目的は、教員が本来の教育・研究に集中できるようにするため、事務作業の工数を削減することです。実際、国の調査によると大学教員の約8割が研究時間不足を感じており、これに対して大学内でも同様の調査結果が出ています。

Notionを活用した業務の一元化

従来、多くの時間が業務依頼や手続きに費やされていたため、芝浦工業大学ではNotionを導入することで、これらの業務を一元化しました。メールやチャット、学内システムの代わりにNotionを使用することで、教員は依頼の状況を一目で確認できるようになりました。さらに、依頼方法を標準化することで、依頼内容の把握も容易になり、業務の透明性が向上しています。

教職員間の協働による業務改善

プロジェクトメンバーの鈴木洋氏は、Notionが教職員の事務作業の負担を軽減し、教育・研究に充てる時間を捻出するための最適なソリューションであると語っています。教員ははっきりと依頼内容を把握でき、職員も教員の依頼状況をアナリティクスで確認できるため、無駄な説明や重複依頼を避けることができるようになりました。また、業務の重複や課題も明らかになり、今後は整理・統廃合を進める計画です。