フローレンスの新しい挑戦：Teachme Biz導入で業務効率化を実現

フローレンスの挑戦と業務効率化

認定NPO法人フローレンスは、AIマニュアル「Teachme Biz」を通じて、業務の効率化と生産性の向上を目指しています。この取り組みで、障害者雇用チームはコア業務を支援し、創出された年間6,000時間以上の余力が専門職の本来の業務に集中する機会を提供しています。

導入の背景

フローレンスは「こどもたちのために、日本を変える」という理念のもと、訪問型病児保育や障害児保育、看護、認可保育といった多岐にわたる事業を展開しています。しかし、組織が急速に拡大する中で、業務マニュアルの管理や更新に課題が生じ、業務品質のバラツキが問題となっていました。

障害者雇用チーム「オペレーションズ」は、障害を持つスタッフが11名おり、彼らが処理する業務は総務からクリーニングに至るまで多岐にわたっています。彼らは「依頼元の部署にどれだけ時間を創出できたか」をKPIとして設定し、効率的な業務遂行を目指しています。しかし従来のマニュアルは文字ばかりで、障害のあるスタッフが自律的に業務を行うには難しいものでした。そこで、フローレンスはTeachme Bizの導入を決定しました。

Teachme Bizの活用方法

Teachme Bizは、業務マニュアルを新たな形で提供するために以下のように活用されています。

1. ユニバーサルデザインのマニュアル作成

フローレンスでは、マニュアルを「画像メイン・テキスト最小限」にすることで、誰でも理解できる形式で作成しています。例えば、保育園の清掃業務のマニュアルでは、各手順を画像で見せることで、言語の壁を超えて業務が遂行できる仕組みが整っています。

2. 業務の標準化と納品

新たに業務を請け負う際、Teachme Bizで手順を標準化し、マニュアルを依頼元へ納品する方法を採用。これにより、他の部門が自発的にマニュアル作成を行う好循環が生まれ、全社的な情報基盤の構築に繋がっています。

3. スムーズな作業確認の仕組み

業務管理ツールとTeachme Bizを連携させ、業務の一覧から直接マニュアルにアクセスできる仕組みを設けています。これにより、多様な業務を担う際でも迷うことなく業務を遂行でき、均一な業務品質が保たれ高い評価を得ています。

導入後の成果

フローレンスの取り組みによって、2023年度には2,800時間の余力が創出され、2025年度には6,000時間超にまで飛躍的に拡大しました。これにより、障害者雇用チームは40種類以上の業務に携わることが可能になり、専門職の業務品質も飛躍的に向上しています。また、スタッフの心理的安全性の向上が、離職者ゼロという持続可能な職場環境実現にも寄与しています。

さらに、Teachme Bizの効果から他部門でも活用が進み、現在では2,400件以上のマニュアルが蓄積され、組織全体の生産性を支える基盤となっています。