英光ライティングが導入したAI文書管理「ドキュパカ！」の全貌とは？

英光ライティングが導入したAI文書管理『ドキュパカ！』の全貌

株式会社アルパカが提供するAI文書管理サービス『ドキュパカ！受注AI』は、大阪市に本社を置く英光ライティング株式会社によって導入されました。この取り組みは、製造業における「紙やExcelに依存した業務プロセス」や「受注情報の転記負担」といった様々な課題を解消し、業務の効率化を図るものです。

導入前の課題

英光ライティングでは、多様な受注案件に対応する中で、いくつかの深刻な課題を抱えていました。まず、受注や見積依頼の情報がメールで届いた際、それを手作業でExcelの受注台帳に転記する必要があり、このプロセスで工数の増加や入力ミスが頻発していました。また、案件に関連する図面や添付ファイルは分散してしまい、過去の案件をスムーズに検索したり繋げたりするのに時間がかかる状況だったのです。

さらに、見積書、受注管理、案件管理、報告書、ラベルの発行に際して、同じ内容を異なるExcelファイルにコピペする手間が生じ、確認や共有にも多くの時間を必要としました。複数の汎用ツールを試みたものの、現場の業務フローに適応できず定着に至らないことが続いていました。

導入の背景と選定理由

「受注情報を整理し、共有プロセスを体系化したい」というニーズがきっかけとなり、AIを活用した「ドキュパカ！受注AI」を採用することとなりました。このサービスの評価ポイントには、受信したメールに添付された注文書の情報をAIが解析し、受注処理を自動化してくれる点が挙げられます。

加えて、図面や添付ファイルを案件に結びつけることで、情報の検索性が向上。他にも進捗情報を一元化し、共有するスピードが格段に上がることも大きな魅力でした。そもそも、このAIは現場の業務に合わせて設計することが可能で、一人一人の担当者に特化した画面設計が実現されています。

導入後の取り組み

受注処理の自動化が行われることで、受信メールに添付された注文書がAIにより解析され、受注処理がスムーズになりました。これにより、付随情報として後から送られる図面も、受注データとリンクすることで転記や入力負担を軽減し、ミスも減少しました。

工程の進捗状況は業務別に画面設計され、見積や設計、出荷の状況を把握しやすくなり、業務の集中力を維持できる環境が整いました。また、帳票作成の負荷も軽減され、箱ラベルや出荷報告書などもアプリ内で一元管理できることで、印刷の手間も削減されました。

今後の展望

英光ライティングは、AIによって蓄積されたデータを基盤にさらなる業務の標準化や技術の継承を進めていく方針です。また、アルパカはその運用設計の改善を共に行い、中小企業の業務効率化や製造業のデジタルトランスフォーメーションを支援し続けます。

英光ライティング株式会社の理念

代表取締役の染谷英太郎氏は、「展示会で出会ったアルパカの若さと柔軟さに惹かれた。実績がある会社では安心感があるが、我が社の個別案件にはあまり該当しないため、カスタマイズの対応が重要だ」とコメントしました。また、情報共有の文化「0報」を根付かせることが重要であると説き、「気づいた段階で共有し、早期に対策を講じる文化を育てたい」と語りました。

今回導入した『ドキュパカ！』は、そのための土台として大きな役割を果たすと見込まれています。英光ライティングの進化に期待が高まります。

英光ライティング株式会社について

英光ライティング株式会社は、大阪市で照明器具の設計や製造を行う専門メーカーです。特にLEDや非常用照明の分野に強みがあり、OEM生産や特注器具の制作も手掛けています。2025年には大阪・関西万博における公式パートナーとしても活動を展開するなど、高い技術力が評価されています。

代表者：染谷英太郎
所在地：大阪府大阪市城東区新喜多東2-5-14
URL： https://www.eikol.co.jp/

株式会社アルパカについて

株式会社アルパカは、中小製造業のためにAI文書管理サービス『ドキュパカ！』を提供し、DXを支援する企業です。特にペーパーレス化を目指した業務の自動化に力を入れています。

代表者：石垣翔太
所在地：大阪府大阪市淀川区西宮原1-5-33 新大阪飯田ビル1F
URL： https://al-pa-ca.com/