ビジネスイベントの招待業務、メール利用の負担と改善ニーズが浮き彫りに

ビジネスイベント招待業務の実態

最近、株式会社ココチエが行った「ビジネスイベントにおける招待業務の実態調査」の結果が興味深いものでした。この調査によると、ビジネスシーンでのイベント招待に関する手法がいまだに手間のかかるものであることが示されました。特に「メール」を使用することが多い一方で、出欠管理にかかる負担の大きさが浮き彫りになっています。

メール招待の現状

調査対象者の中で、過去3年以内にビジネスイベントの招待業務に関与した人たちに尋ねた結果、最も多くの人が利用している方法は「メール」で、27%を占めました。次いで、WEB招待状は11%にとどまっており、従来型の方法が依然主力となっていることがわかります。メールが多く使われているにも関わらず、その利用は業務の効率化に逆行しているようです。

その原因として、出欠管理や宛名確認に関する手間の多さがあります。具体的には、メール招待はWEB招待状に比べて、出欠管理と宛名確認において約2倍の負担を感じているようです。また、出欠のリマインド業務でも、メール利用者はWEB招待状よりも約1.5倍の手間に感じているとの結果が出ています。このように「手軽」とされるメールが、かえって人的負担を増加させている現象が確認されました。

業務改善の認識

調査では、70%以上の回答者がメールでの招待業務について「改善が必要」と認識していることが顕著でした。特に、返信集計やリスト更新などの出欠確認・管理が主な改善点として挙げられました。これを受けて、業務の効率化が求められるのは明らかです。

WEB招待状の利点

こうした課題を解決する手段として期待されているのが、WEB招待状サービスです。これにより、出欠管理やリマインド、当日の受付業務までを一元化できるため、個々の担当者が手間をかけていた作業負担を軽減することが可能です。

「WEB招待状ヨブナラ」は、特にこのようなビジネスイベントや社内行事での効率化に寄与します。従来の紙の招待状をデジタル化し、手間やコストを大幅に削減することで、企業がよりスマートにイベントを運営できるようになります。