河合楽器製作所が導入した経費精算システムの効果とは？

株式会社河合楽器製作所が経費精算システム「楽楽精算」を導入してから、1,700名の社員が本格的に運用を開始しました。この取り組みは、紙ベースの帳票管理や法改正による業務の重複を解消するために行われ、導入後の運用により、月間最大8,000枚もの帳票削減を実現しました。具体的には、従来の方法では増えていた約2,400時間に及ぶ二重業務を解消し、業務全体の効率化を図ることに成功しました。

同社は創業から長い歴史を持ち、ピアノを中心とした楽器製造を行っている一方で、経費精算や請求書処理においては依然として紙の管理が課題でした。特に、締切前には多くの領収書や請求書が本社に一括で送られてくるため、業務が集中し、処理が滞ることが多かったのです。それに加え、電子帳簿保存法（通称電帳法）の導入に伴い発生した「二重業務」により、経理部門と申請者の両方に大きな負担を強いることになったため、業務の効率化は急務でした。

経理部門と情報システム部門が連携して進めた「楽楽精算」の導入では、導入前にシミュレーションを行い、年間で1,000万円以上のコスト削減が見込まれることが明らかになりました。これにより、社内での理解と承認が得られたのです。同社は、全国に多くの拠点を持っているため、段階的にスムーズな移行を図るための戦略が採られました。

具体的には、本社から運用を始め、徐々に対応を広げる形で全国に展開しました。最初は比較的簡単な申請項目からスタートし、実績を積むことで運用が全社的に定着という流れです。現在では約1,700名がこのシステムを利用しています。

「楽楽精算」導入の最大の利点は、月間8,000枚の帳票削減に成功した点です。これにより、印刷や管理にかかるコストが減るだけでなく、外出先でも申請や承認が可能となり、利用者の利便性が大きく改善されました。また、交通費や立替経費から、出張精算、請求書払いといった幅広い経費処理に対応することができるようになりました。

さらに、法対応の「二重業務」を解消したことも大きな成果です。申請者の二重申請が不要になり、経理担当者も紙とデータを照合する必要がなくなったため、業務負荷が大幅に軽減されました。このように、一連の流れがシステム内で完結できるようになったため、効率の良い運用が実現しました。

また、全社的に統一された運用ルールが新たに設けられたことで、各営業拠点のばらつきが解消され、経理処理が迅速に進むようになり、企業ガバナンスは強化されました。河合楽器製作所の担当者は、「楽楽精算」が全社の運用に定着したことで、法対応やペーパーレス化の課題が大きく進展したと述べています。

今後は海外出張の経費精算や、各拠点の現預金の精算に関する業務改善を支援するため、これまでの経験と知見を生かし、さらなる業務の効率化に取り組む予定です。株式会社河合楽器製作所は2027年に創業100周年を迎えることから、この20年以上の取り組みと進化を通じて大きな飛躍を遂げることが期待されます。