サントリービジネスシステム、請求書業務のデジタル化で年間約7割のコスト削減！インフォマートの「BtoBプラットフォーム請求書」導入事例

サントリービジネスシステム、請求書業務のデジタル化で年間約7割のコスト削減！

株式会社インフォマートが提供する「BtoBプラットフォーム請求書」が、サントリーグループ各社の経理、人事、総務等の機能を担うシェアード会社であるサントリービジネスシステム株式会社に導入されました。

サントリービジネスシステムでは、従来、グループ各社から届く月間約750件の債権伝票申請書と請求書の仕分け、押印、封入封かん、郵送、印刷、保管といった業務に多くの時間と労力を費やしていました。さらに、中国・大連にあるオペレーションセンターで別途伝票入力を代行する必要があり、月末月初には作業が集中し、大きな課題となっていました。

2018年夏頃、トップダウンで進められたBPR（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）の一環として、各現場の業務デジタル化が本格化。その中で、インフォマートの「BtoBプラットフォーム請求書」が導入されました。

導入の決め手は、当時16万社を超える利用企業数（2024年7月現在では105万社以上）と、取引先が無料で利用できる点でした。電子発行できない取引先へはオプションで郵送代行サービスを利用できるため、郵送代行で発行された請求書には仮IDとパスワードが記載され、取引先が「BtoBプラットフォーム請求書」で受け取れるようになり、催促の必要性を減らすことも期待されていました。

導入効果：ペーパーレス化と業務効率化による大幅なコスト削減

「BtoBプラットフォーム請求書」導入後、サントリービジネスシステムでは、月間約750件の請求書をペーパーレス化することができました。さらに、グループ会社約40社の請求書発行業務も「BtoBプラットフォーム請求書」に移行し、合計で500社を超える取引先に対して、月間1,800件あまりの請求書を電子データで、540件ほどを郵送代行サービスで発行しています。

また、ワークフローシステムとのAPI連携により、請求書発行に係る業務フローがシームレス化。債権データが電子承認後、会計システムに登録され、「BtoBプラットフォーム請求書」から自動発行される仕組みを実現しました。この結果、処理1件にかかる作業時間を大幅に削減し、請求書発行に係る作業時間は月間720時間ほど短縮、年間約7割のコスト削減効果に繋がりました。

今後の展望：データtoデータによる請求業務の完全デジタル化を目指して

サントリービジネスシステムでは、請求書の発行業務はデジタルツールを活用することでシームレスなスキームを実現できた一方、請求書の受領業務については、依然として紙やPDFで受け取るものが大半である現状を課題として認識しています。

「BtoBプラットフォーム請求書」のようにデータで受け取る「データtoデータ」のやり取りが、改ざんやミスのない理想的な請求業務を実現すると考え、社会全体で同じ方向を目指していく必要性を訴えています。

近年、インボイス制度の施行や電子帳簿保存法の改正など、請求書の電子発行・電子保存に関する動きが活発化しており、この流れを継続し、社会全体に広げていくことを目指しています。